Organiser un salon de l’habitat sans rien oublier

Un salon de l’habitat demande une coordination précise entre exposants, prestataires, bénévoles et visiteurs. Commencez par fixer la date, les horaires et les conditions de participation, puis avancez vers les inscriptions, le plan des stands et la logistique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, préparer la signalétique et tester les paiements. Cette checklist regroupe les 66 tâches et 59 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les conditions de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les prestataires de restauration
Réserver la collecte des déchets
Envoyer le plan aux participants
Publier les informations de stationnement
Répartir les bénévoles
Confirmer les livraisons et les horaires
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les étiquettes de prix et les panneaux
2 personnes
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Informer les participants par téléphone
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les points d’alimentation et le cheminement des câbles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands et le mobilier de présentation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement par carte
2 personnes
Préparer les étiquettes de nom et de prix
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les stands des participants
3 personnes
Tester la musique d’ambiance
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Accompagner les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les tables et les parcours de circulation
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Ajuster l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et l’entrée
2 personnes
Faire descendre les participants
3 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes

Suivi

Clore les stocks de restauration
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 8
Chaises pliantesqté 60
Fauteuils loungeqté 8
Canapés de salonqté 4
Tables d'appointqté 10
Portants à vêtementsqté 6
Présentoirsqté 10
Boîtes de rangementqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Nappesqté 20

Équipement

Distributeurs automatiquesqté 2
Caissesqté 2
Caisses de monnaieqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Échellesqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 2
Panneaux de directionqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Plantesqté 20
Vasesqté 10
Fleurs artificiellesqté 10
Presse-papiersqté 20
Porte-nomsqté 30

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Saladiers de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions assez tôt pour établir une répartition réaliste des stands. Envoyez ensuite le plan aux participants et confirmez leurs besoins alimentaires, électriques ou matériels avant la dernière semaine.
Ne gardez pas la signalétique pour le jour de l’ouverture. Préparez les panneaux de bienvenue, de direction, de stationnement et de sécurité au moins 3 à 5 jours avant l’arrivée des exposants.
Testez chaque caisse et chaque terminal de paiement avant l’installation. Prévoyez aussi des caisses de monnaie et vérifiez les rallonges, multiprises et passe-câbles pour éviter les branchements improvisés.
Confirmez les horaires de livraison avec chaque prestataire, puis répartissez les bénévoles par créneaux. Une personne doit savoir qui accueille les exposants, qui gère les livraisons et qui répond aux visiteurs.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Faites les courses après avoir vérifié les stocks, afin de ne pas acheter en double ni manquer de consommables pendant les heures d’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de l’habitat ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Les inscriptions, les conditions de participation et la réservation de la restauration ou de la collecte des déchets prennent souvent plus de temps que prévu.
Quand envoyer le plan des stands aux exposants ?: Envoyez une première version 2 à 3 semaines avant le salon, puis confirmez-la après les dernières inscriptions. Les horaires de livraison et les besoins particuliers doivent être validés au plus tard 5 jours avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de l’habitat ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour acheminer le mobilier, monter les stands, placer les panneaux et tester les équipements. Ajoutez 1 à 2 heures pour les retards de livraison et les ajustements de dernière minute.
Que vérifier la veille d’un salon de l’habitat ?: Contrôlez les stocks, les badges, les étiquettes de prix, la signalétique, les paiements et les branchements électriques. Refroidissez les boissons et confirmez par téléphone les participants qui n’ont pas encore validé leur arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.