Checklist pour organiser un Salon de l’énergie

Un Salon de l’énergie demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et les démonstrations techniques. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les inscriptions, la communication et la logistique. Les besoins alimentaires, les réservations et le matériel électrique sont souvent confirmés trop tard. Prévois aussi un déroulé détaillé pour le montage des stands, l’accueil et les vérifications sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les stands participants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Partager l’itinéraire
Vérifier les réservations
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Étiqueter le matériel
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Informer les stands du montage
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les stands
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Tester l’équipement de démonstration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Répartir le matériel du stand
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les stands
3 personnes
Animer le quiz sur l’énergie
2 personnes
Faire la démonstration des panneaux solaires
2 personnes
Présenter la pompe à chaleur
2 personnes
Donner des conseils énergétiques
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Gérer les moments photo
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer le catering
2 personnes

Suivi

Couper l’électricité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 4
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Enceinte portableqté 2
Kits de panneaux solairesqté 2
Compteurs de consommation d’énergieqté 6
Caméra thermique
Modèles de thermostatsqté 2
Lampes LED pour démonstrationqté 12
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Chargeurs USBqté 6
Chargeurs de batterieqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bannières de la foire énergieqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 20
Panneaux d'informationqté 10
Presse-papiersqté 12
Drapeauxqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Tapis de planche à découperqté 4
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les visiteurs doivent connaître les horaires, les stands présents et les éventuelles démonstrations. Prépare ensuite un formulaire qui recueille aussi les besoins alimentaires.
Confirme les exposants au moins 3 semaines avant l’événement et demande à chacun ses besoins de montage, d’électricité et d’espace. Envoie l’itinéraire et les horaires d’installation au plus tard 7 jours avant.
Réserve les équipements techniques séparément du mobilier : écrans, projecteur, microphones, multiprises et rallonges ne couvrent pas les mêmes usages. Vérifie chaque appareil et étiquette les caisses avant le jour du salon.
Pour les démonstrations, teste les kits de panneaux solaires, les compteurs de consommation, la caméra thermique et les modèles de thermostats avant l’ouverture. Prévois une solution de recharge pour les tablettes, ordinateurs et appareils à batterie.
Planifie l’installation avec une marge d’au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ouvre et inspecte le lieu, installe d’abord les tables et les chaises, puis les stands, la signalétique et le matériel de démonstration.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’énergie ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, le programme, les invitations et les réservations de matériel doivent être confirmés progressivement, plutôt que durant les 2 dernières semaines.
Quand confirmer les exposants d’un Salon de l’énergie ?: Demande une première réponse 6 semaines avant l’événement et confirme la liste définitive environ 3 semaines avant. Ce délai permet d’ajuster le plan des stands, la signalétique et les besoins électriques.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévois au minimum 2 heures de montage sur place, davantage si plusieurs exposants apportent des équipements techniques. Garde un créneau séparé pour tester les écrans, le projecteur, les microphones et les démonstrations.
Quand commander le catering pour un Salon de l’énergie ?: Passe la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Stocke ensuite les produits sensibles au frais et vérifie les quantités la veille.

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