Energie-Messe organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Energie-Messe müssen Aussteller, Vorführtechnik und Besucherführung früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin und Programm fest, sprich passende Stände an und öffne danach die Anmeldung. In den letzten Tagen zählen Standaufteilung, Wegbeschreibung, Catering und ein vollständiger Technikcheck. Plane außerdem Zeit für Beschriftungen, gekühlte Lagerung und den Aufbau von Tischen, Stühlen und Ständen ein. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zur Öffnung der Location.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmende Stände ansprechen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Wegbeschreibung teilen
Reservierungen prüfen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Materialien beschriften
2 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Stände über den Aufbau informieren
Location öffnen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stände aufbauen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Demonstrationsausrüstung testen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Messestandmaterial verteilen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Anmeldetisch besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Stände betreuen
3 Personen
Energiequiz moderieren
2 Personen
Solarpaneele vorführen
2 Personen
Wärmepumpe vorführen
2 Personen
Energieberatung geben
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
Fotomomente organisieren
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Catering abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Strom ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stände abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 18
HockerAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 3
TabletsAnz. 4
BildschirmeAnz. 4
Projektor
Projektionsleinwand
MikrofoneAnz. 2
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Solarpanel-SetsAnz. 2
EnergieverbrauchsmesserAnz. 6
Wärmebildkamera
ThermostatmodelleAnz. 2
LED-Lampen für die VorführungAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-LadegeräteAnz. 6
BatterieladegeräteAnz. 2

Beleuchtung

LED-GirlandenAnz. 6
LED-BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

Banner für die EnergiemesseAnz. 4
WegweiserAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 20
InfotafelnAnz. 10
KlemmbretterAnz. 12
FahnenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4
SchneidemattenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die Standbetreiber nicht erst nach dem Werbestart: Verschicke Einladungen und veröffentliche das Programm erst, wenn die wichtigsten Stände verbindlich zugesagt haben.
Schließe die Standaufteilung spätestens eine Woche vor der Messe ab. Teile den Betreibern danach Aufbauzeiten, Wegbeschreibung und ihren genauen Platz mit.
Prüfe technische Vorführungen mindestens 2 Tage vorher: Solarpanel-Sets, Energieverbrauchsmesser, Wärmebildkamera, Projektor, Mikrofone und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
Plane für Anmeldung und Verpflegung einen festen Abgabetermin, zum Beispiel 5 Tage vor der Messe. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestelle das Catering erst nach diesem Stand.
Lagere gekühltes Catering erst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend ein und kontrolliere vor dem Einlass die Beschilderung, Wegweiser, Beleuchtung und jeden Stand.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Energie-Messe organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und der Ansprache von Standbetreibern. Für Einladungen, Anmeldung, Werbung und Reservierungen bleiben dann mindestens 4 Wochen Zeit.
Wann müssen die Aussteller für eine Energie-Messe zugesagt haben?: Setze eine verbindliche Zusage spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So kannst du Standaufteilung, Beschilderung, Programm und technische Anforderungen rechtzeitig finalisieren.
Wie viele Verlängerungskabel braucht man für eine Energie-Messe?: Plane pro Technikbereich mindestens 1 separates Verlängerungskabel und halte 2 bis 3 zusätzliche Kabel als Reserve bereit. Prüfe außerdem vor dem Aufbau, ob die Stromwege sicher abgesperrt sind.
Wann sollte das Catering für die Energie-Messe bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 5 bis 7 Tage vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Gekühlte Speisen gehören erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend in die Kühlung.

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