Organiser un salon de caravanes : la checklist pratique

Un salon de caravanes demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et installation du site. Commence par fixer la date et les horaires, puis avance vers les inscriptions, la répartition des emplacements et le programme. Les points souvent oubliés arrivent juste avant l’ouverture : badges, signalétique, câbles, stationnement, besoins alimentaires et briefing des bénévoles. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 66 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des exposants
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Faire des réservations pour les stands
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
Envoyer les consignes aux exposants
Passer la commande traiteur
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Planifier les bénévoles
2 personnes
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Trier les imprimés
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
Fixer les stands avec du ruban adhésif
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Balisage du parking
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Décharger le matériel du stand
4 personnes
Installer les panneaux des exposants
2 personnes
Positionner les caravanes en toute sécurité
4 personnes
Vérifier les modèles de démonstration
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes du salon
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les câbles d’alimentation
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes du salon
3 personnes

Suivi

Raccompagner les exposants
3 personnes
Faire sortir les caravanes en toute sécurité
4 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes au frais
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Recueillir les retours des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables hautesqté 8
Tables de standqté 24
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 12
Présentoirs à dépliantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 10
Poteaux d’attenteqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Téléphone mobileqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Écran de présentation
Câbles HDMIqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de secoursqté 4

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 30
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Plansqté 80
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20

Sécurité

Extincteursqté 6
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Rampe pour fauteuil roulant

Décoration

Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Nappesqté 30
Bannières de salonqté 6
Colle repositionnableqté 10
Ruban de papierqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Carafes d'eauqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Bloque les emplacements dès que la liste des exposants se précise : prévois un plan avec les stands, les passages visiteurs et les zones de stationnement, puis envoie les consignes aux exposants au moins 7 jours avant l’ouverture.
Ne limite pas l’accueil à une table et un ordinateur : prépare aussi les tablettes, l’imprimante d’étiquettes, les badges nominatifs et une solution de secours si la connexion ou l’imprimante tombe en panne.
Vérifie les besoins électriques stand par stand avant l’installation. Compte les rallonges, multiprises, rallonges à enrouleur et passe-câbles, puis sécurise les câbles avant l’arrivée du public.
La signalétique doit être posée avant l’ouverture du lieu : prévois des panneaux pour le stationnement, l’accueil, les stands et les informations pratiques, visibles depuis les principaux accès.
Réunis les bénévoles avant le jour du salon et attribue les rôles par créneau : accueil, orientation, aide aux exposants, circulation et fermeture. Garde une personne joignable avec un téléphone mobile ou des talkies-walkies.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de caravanes ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, traiter les réponses et commander les imprimés. Réserve les 7 derniers jours au plan des stands, au stationnement, au traiteur et au briefing des bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le salon, avec la date, les horaires, le formulaire d’inscription et les contraintes techniques. Relance les exposants non répondants 2 semaines plus tard.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prépare le comptoir d’accueil, les badges, une imprimante, un ordinateur portable ou des tablettes et les panneaux d’information. Installe l’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture afin de tester l’inscription et l’impression des badges.
Quand installer les stands et la signalétique ?: Ouvre le lieu suffisamment tôt pour nettoyer l’espace, installer les tables et fixer les stands avant l’arrivée des exposants. Termine la signalétique, les câbles et l’éclairage au minimum 30 minutes avant l’ouverture au public.

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