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Caravan-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Caravan-Messe braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur Aussteller und Stellflächen. Du musst Anmeldungen bearbeiten, Standplätze und Parkflächen einteilen, Vorführungen koordinieren und Besucher rechtzeitig informieren. Kurz vor dem Termin entscheiden Aufbau, Beschilderung, Technik und Registrierung darüber, ob der Messetag ruhig startet. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben vom ersten Planungsschritt bis zum Öffnen der Messefläche.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen für Stände vornehmen

  • Parkplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Besucherplan erstellen

  • Programm und Vorführungen planen

    2 Personen

  • Ausstelleranweisungen versenden

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Drucksachen anfertigen lassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Besucherregistrierung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucksachen sortieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Messefläche reinigen

    3 Personen

  • Standflächen abkleben

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Parkroute markieren

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien ausladen

    4 Personen

  • Aussteller-Schilder aufstellen

    2 Personen

  • Wohnwagen sicher positionieren

    4 Personen

  • Demonstrationsmodelle kontrollieren

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Messetüren öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stromkabel kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Messetore schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller verabschieden

    3 Personen

  • Wohnwagen sicher ausfahren lassen

    4 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Messefläche reinigen

    3 Personen

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Besucherreaktionen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Empfangstresen
  • StehtischeAnz. 8
  • MessetischeAnz. 24
  • Klapp­tischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 12
  • ProspektständerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • WartepfostenAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • Etikettendrucker
  • Drucker
  • MobiltelefonAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12
  • LaptopschlösserAnz. 2
  • Präsentationsbildschirm
  • HDMI-KabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • NotlampenAnz. 4

Beschilderung

  • WegweiserAnz. 12
  • StandbeschilderungAnz. 30
  • ParkschilderAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6
  • PläneAnz. 80
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KegelAnz. 20

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 6
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • SicherheitswestenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 6
  • Rollstuhlrampe

Dekoration

  • FahnenAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BallongewichteAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 30
  • MessebannerAnz. 6
  • KleberAnz. 10
  • PapierklebebandAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkaraffenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Reinigungswagen

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Messetermin und Öffnungszeiten früh fest und verschicke die Ausstelleranweisungen spätestens 14 Tage vor dem Aufbau. So bleiben genug Zeit für Rückfragen, Standwünsche und Ernährungsangaben.
  • Plane Standplätze erst nach Prüfung der Ausstellerliste. Reserviere zusätzlich Verkehrsflächen für Besucher, Wartepfosten und Kabelmatten, damit Messetische und Vorführbereiche nicht zu Engpässen werden.
  • Erstelle Park- und Besucherplan getrennt und stelle Parkschilder, Wegweiser sowie Infotafeln an allen wichtigen Abzweigungen auf. Besucher sollten vom Parkplatz bis zum Empfangstresen ohne Nachfrage ankommen.
  • Prüfe Laptop, Tablets, Etikettendrucker, Drucker, Funkgeräte und Präsentationsbildschirm mindestens einen Tag vorher. Teste dabei auch HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln an ihren tatsächlichen Einsatzorten.
  • Plane den Aufbau mit einem festen Zeitfenster für Reinigung, Standflächen abkleben, Tische aufstellen und Beschilderung. Öffne die Location erst für Besucher, wenn Registrierung, Namensschilder, Abfallbehälter und Notlampen kontrolliert sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Caravan-Messe organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und Ausstellereinladungen. Spätestens 14 Tage vor der Messe sollten Anmeldungen, Standplätze, Parkplan und Ausstellerhinweise feststehen.
Wann sollte man die Aussteller zu einer Caravan-Messe einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Messetermin und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Danach kannst du die Ausstellerliste erstellen, Stände einteilen und Reservierungen verbindlich vornehmen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Caravan-Messe?
Plane für Reinigung, abgeklemmte Standflächen, Tische, Beschilderung und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder Vorführungen ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll, damit am Messetag 60 Minuten für letzte Kontrollen bleiben.
Was muss am Tag der Caravan-Messe zuerst erledigt werden?
Öffne zuerst die Location, kontrolliere die gereinigte Messefläche und prüfe Standmarkierungen, Technik und Beschilderung. Danach richtest du Empfang und Besucherregistrierung ein; Namensschilder und Funkgeräte sollten mindestens 30 Minuten vor Einlass bereitliegen.

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