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Checklist pour organiser un salon de bandes dessinées

Un salon de bandes dessinées demande une coordination précise entre les exposants, les auteurs, la billetterie et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez progressivement le plan des stands et le programme. Les confirmations, les besoins alimentaires et les informations techniques sont souvent traités trop tard. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, jusqu’au contrôle du lieu et à l’acheminement du matériel le jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Créer le plan du salon

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux exposants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander les imprimés

  • Fixer les tarifs d’entrée

    2 personnes

  • Ouvrir la billetterie en ligne

  • Vérifier les réservations

  • Publier le programme

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer les auteurs et les dessinateurs

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Réserver le catering

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Tester les terminaux de paiement

    2 personnes

  • Préparer les cartes de badges

    2 personnes

  • Imprimer les listes d'inscription

  • Préparer l'argent liquide

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Marquer le sol de la salle

    2 personnes

  • Installer les tables pour les exposants

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Aménager l’espace auteurs

    3 personnes

  • Aménager la zone merchandising

    2 personnes

  • Aménager le coin traiteur

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Accrocher les affiches du programme et des prix

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Attribuer les emplacements

    3 personnes

  • Accueillir les auteurs

    2 personnes

  • Briefing du personnel d’entrée

    4 personnes

  • Briefing des exposants

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir la caisse et le comptoir de paiement

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Vérifier les billets

    3 personnes

  • Distribuer les bracelets

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Accompagner les auteurs

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Faire une tournée des stands

    2 personnes

  • Annoncer le dernier numéro

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Faire décharger les exposants

    3 personnes

  • Finaliser le vestiaire

    2 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Nettoyer les sanitaires

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Emballer les articles invendus

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables d'expositionqté 40
  • Chaisesqté 90
  • Tables d’inscriptionqté 3
  • Tabourets de barqté 6
  • Nappesqté 45
  • Portantsqté 3
  • Cintresqté 250
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Ruban de balisageqté 4

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Tablettesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Tiroirs-caissesqté 2
  • Lecteurs de codes-barresqté 2
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 10
  • Câbles de rechargeqté 8
  • Enceintes mobilesqté 2
  • Microphone
  • Batteries externesqté 4
  • Chariots de transport manuelqté 2
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Dévidoirs de ruban adhésifqté 4

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Plateauxqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Carafes d’eauqté 6
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Cuillères de cuisineqté 4

Décoration

  • Affiches de personnages de dessin animéqté 20
  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Mur photo
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Pancartes de tableqté 45
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Marqueurs craieqté 12
  • Flèches de signalisationqté 30
  • Panneaux d'informationqté 12
  • Panneaux des exposantsqté 45
  • Badges nominatifsqté 100
  • Lanyardsqté 100

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 10
  • Pilesqté 24

Catering

  • Courses

Papeterie

  • Billets d’entréeqté 500
  • Flyers du programmeqté 500
  • Listes des exposantsqté 100
  • Plansqté 500
  • Formulaires de feedbackqté 150
  • Blocs-notesqté 12
  • Stylosqté 30
  • Crayonsqté 20
  • Marqueurs permanentsqté 20
  • Classeurs A4qté 10
  • Enveloppesqté 100
  • Badges adhésifsqté 200
  • Braceletsqté 500
  • Rouleaux de tickets de caisseqté 12
  • Agrafeusesqté 4
  • Agrafesqté 8
  • Ciseaux à papierqté 6
  • Pâte adhésiveqté 12
  • Ruban adhésifqté 8
  • Ruban adhésif transparentqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Étiquettes de poubelleqté 36
  • Balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Raclettes de solqté 2
  • Chariot de nettoyage
  • Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

  • Lampes de pocheqté 4
  • Gilets de sécuritéqté 10
  • Gants de travailqté 8
  • Passe-câblesqté 12
  • Tapis antidérapantsqté 8
  • Trousse de premiers secoursqté 2
  • Pictogrammes de sortie de secoursqté 8
  • Couvertures anti-feuqté 2

Ranger

  • Bacs de rangement en plastiqueqté 12
  • Caisses à monnaieqté 2
  • Bacs à documentsqté 6
  • Caisses de transportqté 20
  • Étiquettes de bagagesqté 300

Conseils

  • Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants : le plan des tables dépend de la surface disponible, des accès électriques et des espaces réservés aux auteurs.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les avec le traiteur au moins quelques jours avant le salon. Les régimes particuliers sont faciles à oublier après l’envoi des invitations.
  • Ne vous contentez pas de publier le programme : envoyez aussi aux exposants les horaires d’arrivée, leur emplacement, les consignes de montage et les informations de stationnement au plus tard la semaine précédant l’événement.
  • Testez les terminaux de paiement, les tablettes, le microphone et les enceintes avant l’ouverture. Prévoyez les câbles de recharge, les rallonges et des batteries externes : une batterie vide peut bloquer l’accueil ou une vente.
  • Préparez les listes d’inscription, les cartes de badges et l’argent liquide la veille. Vérifiez ensuite le lieu avec la liste du matériel avant le départ des chariots, notamment les tables, les chaises et le balisage.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un salon de bandes dessinées ?
Contactez-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant le salon. Demandez leur confirmation, leurs besoins en mobilier et leurs horaires d’arrivée avant de finaliser le plan des stands.
Quand ouvrir la billetterie d’un salon de bandes dessinées ?
Ouvrez-la dès que les tarifs, le programme provisoire et les informations pratiques sont suffisamment stables. Contrôlez les réservations régulièrement, puis imprimez la liste d’inscription la veille ou le matin de l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon de bandes dessinées ?
Prévoyez au minimum une demi-journée pour acheminer le matériel, installer les tables d’exposition, le mobilier d’accueil et le balisage, puis tester la technique et les paiements. Ajoutez du temps si plusieurs exposants arrivent en même temps.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de bandes dessinées ?
Vérifiez le lieu, le plan, les confirmations des auteurs et des exposants, les listes d’inscription, les badges, le catering, l’argent liquide et tout le matériel technique. Chargez les appareils et regroupez les câbles, multiprises et rallonges avant le transport.

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