Comicausstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Comicausstellung steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Ort und Messeplan fest, danach kommen Aussteller, Tickets und Programm. Plane die Kommunikation mit Standbetreibern und Gästen nicht zu knapp, denn Anmeldungen, Ernährungswünsche und Bestätigungen brauchen mehrere Abstimmungen. In der letzten Woche zählen vor allem Technik, Zahlungsgeräte, Drucksachen und der Aufbau vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch alle 74 Aufgaben und hilft dir, die 99 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Drucksachen bestellen
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
Reservierungen prüfen
Programm veröffentlichen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Autoren und Zeichner bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Catering reservieren
Technik testen
2 Personen
Zahlungsgeräte testen
2 Personen
Badgekarten vorbereiten
2 Personen
Anmeldelisten ausdrucken
Bargeld bereitlegen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Hallenboden markieren
2 Personen
Tische für Aussteller aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Autorenplatz einrichten
3 Personen
Merchandise-Bereich einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Programm- und Preisposter aufhängen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Autoren empfangen
2 Personen
Briefing für Einlassmitarbeiter
4 Personen
Aussteller briefing geben
2 Personen

Event

Kasse und Kartenzahlungsschalter öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Autoren begleiten
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Programm ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Rundgang entlang der Stände machen
2 Personen
Letztes Programm ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Aussteller ausladen lassen
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Unverkaufte Waren verpacken
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 40
StühleAnz. 90
RegistrierungstischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 45
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 250
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenladeAnz. 2
Barcode-ScannerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 8
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
HandtransportwagenAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
KlebebandspenderAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenlöffelAnz. 4

Dekoration

Comicfiguren-PosterAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
Fotowand
BallonpumpeAnz. 2
TischschilderAnz. 45
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
HinweispfeileAnz. 30
InfotafelnAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 45
NamensschilderAnz. 100
LanyardsAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Papierwaren

EintrittskartenAnz. 500
ProgrammflyerAnz. 500
AusstellerlistenAnz. 100
PläneAnz. 500
Feedback-FormulareAnz. 150
NotizblöckeAnz. 12
StifteAnz. 30
BleistifteAnz. 20
PermanentmarkerAnz. 20
A4-OrdnerAnz. 10
UmschlägeAnz. 100
Klebe-BadgesAnz. 200
ArmbänderAnz. 500
KassenbonrollenAnz. 12
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
PapierscherenAnz. 6
KlebestiftAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 8
Durchsichtiges KlebebandAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülltonnenetikettenAnz. 36
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
Reinigungswagen
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 10
ArbeitshandschuheAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
NotausgangsschilderAnz. 8
LöschdeckenAnz. 2

Aufräumen

Kunststoff-AufbewahrungsboxenAnz. 12
GeldkassettenAnz. 2
DokumentenablagenAnz. 6
TransportboxenAnz. 20
GepäckanhängerAnz. 300

Tipps

Lege den Messeplan fest, bevor du Standbetreiber ansprichst. So kannst du konkrete Standgrößen, Tischnummern und Laufwege kommunizieren und musst Zusagen später nicht neu verteilen.
Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Eintrittspreise, Reservierungen und Einlassablauf feststehen. Prüfe die Anmeldelisten spätestens 2 Tage vor der Ausstellung und drucke eine aktuelle Version aus.
Plane für Autoren und Zeichner einen eigenen Bestätigungsstand ein. Verschicke Informationen zu Anreise, Auftrittszeiten und Technik mindestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen nicht am Veranstaltungstag landen.
Teste Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Laptops, Mikrofon und Lautsprecher am Vortag gemeinsam. Lade außerdem Powerbanks und Ladekabel und prüfe, ob Verlängerungskabel bis zu jedem Stand reichen.
Bringe Mobiliar, Drucksachen und Verbrauchsmaterialien nicht erst am Veranstaltungsmorgen einzeln zum Ort. Stelle Tische, Stühle, Registrierung, Absperrungen, Garderobe und Catering nach dem Messeplan auf und führe anschließend einen Rundgang durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Comicausstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeplan und der Ansprache der Standbetreiber. Ticketverkauf, Programm und Drucksachen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin vorbereitet sein.
Was muss ich bei einer Comicausstellung für Aussteller vorbereiten?: Du brauchst einen verbindlichen Messeplan, bestätigte Standbetreiber und schriftliche Informationen zu Aufbau, Standplatz, Zeiten und Technik. Schicke diese Unterlagen mindestens 7 Tage vor der Ausstellung und erfasse Ernährungswünsche frühzeitig.
Wann sollte ich Technik und Zahlungsgeräte testen?: Teste Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Laptops, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Prüfe zusätzlich Akkus, Ladegeräte, Powerbanks und Verlängerungskabel, damit am Veranstaltungstag keine improvisierte Stromversorgung nötig ist.
Wie plane ich den Aufbau einer Comicausstellung?: Plane für das Aufstellen von Ausstellungstischen, Registrierung, Garderobe und Absperrungen mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Danach solltest du den Ort einmal vollständig kontrollieren und Einlass, Kasse, Wege und Technik praktisch durchspielen.

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