Organiser un concours de talents, étape par étape

Un concours de talents repose sur une organisation précise, surtout quand les prestations sont très différentes. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme autour des inscriptions réellement reçues. Le jury, l’animateur et la sonorisation doivent être confirmés avant de communiquer largement. Prévoyez aussi un point d’accueil, un déroulé imprimé et un test technique avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer le programme
2 personnes
3
Établir le formulaire d'inscription
4
Contacter les membres du jury
2 personnes
5
Réserver un animateur
6
Organiser l'accompagnement musical
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
2 personnes
10
Accrocher les affiches
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Sélectionner les spectacles
4 personnes
15
Planifier les spectacles
2 personnes
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Recenser les besoins techniques
2 personnes
18
Préparer les formulaires du jury
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
21
Confirmer les réservations
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Vérifier le lieu
2 personnes
26
Préparer la liste d’inscription
27
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Monter la scène
4 personnes
30
Installer les sièges du public
3 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
3 personnes
33
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
36
Aménager les coulisses
3 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Briefing du jury
2 personnes
41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Enregistrer les participants
2 personnes
43
Faire un bref point sur les spectacles
2 personnes
44
Accueillir le public
4 personnes
45
Enregistrer l’entrée
2 personnes
46
Présenter l’ouverture
47
Accompagner les spectacles
4 personnes
48
Passer de la musique
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Démonter le buffet
2 personnes
53
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
54
Annoncer les finalistes
55
Encadrer la finale
4 personnes
56
Déterminer le gagnant
4 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Présenter la clôture
59
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Démonter le mobilier
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Table du jury
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges pour l’éclairageqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Fond de scène
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Colle repositionnableqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces et spatulesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Carafes d’eauqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Fiches de juryqté 40
Brochures du programmeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10

Prix

Trophée
Rubans de médailleqté 3
Chèques-cadeauxqté 3

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Ranger

Bacs en plastiqueqté 12
Housses à vêtementsqté 20
Chariots de transportqté 2

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour recueillir les inscriptions, sélectionner les numéros et organiser la technique.
Dans le formulaire d’inscription, demandez la durée, le nombre de participants, les besoins alimentaires et les fichiers musicaux. Fixez une date limite au moins 10 jours avant le concours.
Classez les prestations par ordre de passage et indiquez pour chacune la durée, le matériel utilisé et le temps de changement. Gardez une marge de 5 à 10 minutes toutes les heures.
Récupérez les fichiers musicaux sur un ordinateur unique et testez-les avec la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et les boîtiers DI avant le jour J.
Installez la table d’inscription, le jury, les chaises et les éléments de scène avant l’ouverture. Vérifiez les rallonges, multiprises et projecteurs LED, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer pour éviter les passages dangereux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, le jury, l’animateur et l’accompagnement musical, puis de laisser au moins 10 jours pour traiter les inscriptions et préparer le programme.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de talents ?: Clôturez-les 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de sélectionner les spectacles, confirmer les participants, récupérer les fichiers musicaux et recenser les besoins techniques.
Combien de temps prévoir par candidat ?: Comptez la durée de la prestation, puis ajoutez 3 à 5 minutes pour l’installation et le changement de participant. Pour un programme d’une heure, gardez aussi une marge totale de 5 à 10 minutes afin d’absorber les retards.
Que faut-il tester avant un concours de talents ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’accueil du public : microphones, haut-parleurs, table de mixage, fichiers musicaux, éclairage et branchements électriques. Vérifiez également que chaque passage apparaît dans le déroulé imprimé.

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