Stripbeurs organiseren: checklist en planning

Een stripbeurs organiseren vraagt vooral om strakke afstemming tussen standhouders, auteurs, bezoekers en locatie. Leg eerst datum, ruimte en beursplattegrond vast; daarna volgen aanmeldingen, kaartverkoop en het programma. Plan voldoende tijd voor badges, inschrijflijsten, betaalapparaten en het testen van techniek. In de laatste 48 uur draait het om controleren, klaarzetten en vervoeren: juist dan worden kabels, contant geld, dieetwensen en bevestigingen vaak vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Drukwerk bestellen
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Reserveringen controleren
Programma publiceren
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Auteurs en tekenaars bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Catering reserveren
Techniek testen
2 personen
Betaalapparaten testen
2 personen
Badgekaarten voorbereiden
2 personen
Inschrijflijsten afdrukken
Contant geld klaarleggen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaalvloer markeren
2 personen
Tafels voor standhouders opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Auteursplein inrichten
3 personen
Merchandisezone inrichten
2 personen
Cateringhoek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Programma- en prijsposters ophangen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Auteurs ontvangen
2 personen
Briefing toegangsmedewerkers
4 personen
Briefing standhouders
2 personen

Event

Kassa en pinbalie openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Tickets controleren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Auteurs begeleiden
Standhouders ondersteunen
2 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Rondgang langs stands maken
2 personen
Laatste programma aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders laten uitladen
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Onverkochte spullen verpakken
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 40
Stoelenaantal 90
Registratietafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 45
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 250
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Kassaladesaantal 2
Barcodescannersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Handtransportwagensaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Plakbanddispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenlepelsaantal 4

Decoratie

Stripfiguurpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Fotowand
Ballonnenpompaantal 2
Tafelbordjesaantal 45
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Standhoudersbordenaantal 45
Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Entreeticketsaantal 500
Programmaflyersaantal 500
Standhouderslijstenaantal 100
Plattegrondenaantal 500
Feedbackformulierenaantal 150
Notitieblokkenaantal 12
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 20
Permanentmarkersaantal 20
A4-mappenaantal 10
Enveloppenaantal 100
Kleefbadgesaantal 200
Polsbandjesaantal 500
Kassabonnenrollenaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Papierscharenaantal 6
Kleefgumaantal 12
Ducttapeaantal 8
Doorzichtig plakbandaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbaklabelsaantal 36
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakwagen
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 10
Werkhandschoenenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
EHBO-dozenaantal 2
Nooduitgangpictogrammenaantal 8
Branddekensaantal 2

Opbergen

Kunststof opbergbakkenaantal 12
Geldkistjesaantal 2
Documentenbakkenaantal 6
Transportdozenaantal 20
Bagagelabelsaantal 300

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je standhouders definitief bevestigt. Geef per tafel een nummer en stuur standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat iedereen weet waar en wanneer hij moet opbouwen.
Open de online kaartverkoop pas nadat entreeprijzen, programma en reserveringen zijn gecontroleerd. Houd op de beursdag een aparte inschrijflijst en badgekaarten klaar voor bezoekers die niet online hebben gereserveerd.
Test betaalapparaten, laptops, tablets, barcodescanners en speakers minimaal 1 dag vooraf op de locatie. Neem per registratiepunt een oplader, verlengsnoer en powerbank mee; een lege batterij legt de entree direct stil.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer de boodschappenlijst uiterlijk 48 uur vooraf en reken voor koffie, glazen, servies en serveermateriaal op een aparte uitgifteplek.
Plan het transport in twee rondes: eerst tafels, stoelen, afzetmateriaal en techniek, daarna drukwerk, badges, contant geld en catering. Laat de locatiecontrole vóór opening door minstens twee mensen uitvoeren, zodat één persoon kan registreren terwijl de ander gebreken oplost.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een stripbeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Benader standhouders en auteurs daarna direct, zodat je minstens 6 weken voor de beurs een voorlopig programma en een eerste plattegrond hebt.
Wanneer moet ik standhouders voor een stripbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders zodra hun aanmelding en tafelplaats zijn gecontroleerd, idealiter 4 tot 6 weken voor de beurs. Stuur de praktische standhoudersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf nogmaals.
Wat moet ik de dag voor een stripbeurs controleren?: Test de betaalapparaten, registratieapparatuur, microfoon en speakers en controleer de plattegrond, badges en inschrijflijsten. Leg contant geld, opladers, verlengsnoeren en drukwerk uiterlijk de avond ervoor op één vaste plek klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stripbeurs?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de entree per verwachte 50 bezoekers die tegelijk binnenkomen, plus 1 persoon voor vragen en standhouders. Bij op- en afbouw zijn minstens 2 extra mensen nodig om tafels, stoelen en materialen veilig te verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.