Checklist pour organiser un salon d’instruments de musique

Un salon d’instruments de musique demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et matériel technique. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avant de communiquer les conditions de participation. Les dernières semaines servent à attribuer les stands, préparer les plans, badges et étiquettes, puis vérifier les branchements, les paiements et l’accueil. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 62 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les vendeurs par téléphone
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Publier les informations aux visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Imprimer les plans
Préparer les bracelets
Vérifier le mode de paiement
Faire les courses
2 personnes
Préparer les étiquettes des instruments
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le sol du lieu
2 personnes
Décharger les tables
4 personnes
Décharger les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables de vente
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l'espace de démonstration
3 personnes
Désigner des vestiaires pour les vendeurs
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer des rallonges
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Tester l’équipement de démonstration
2 personnes
Régler le niveau sonore
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les bracelets
Distribuer les plans
Guider les vendeurs vers les stands
2 personnes
Annoncer les démonstrations
Encadrer l'espace de démonstration
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour de vente
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Dégager les tables de vente
4 personnes
Éteindre le matériel de démonstration
2 personnes
Retirer les rallonges électriques
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Replier les tables
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de venteqté 30
Chaisesqté 60
Bureau d’accueil
Chaises pliantesqté 8
Tabouretsqté 12
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Chemins de tableqté 30

Équipement

Pieds de microqté 10
Supports de clavierqté 4
Supports de guitareqté 12
Pieds de microqté 4
Microphonesqté 4
Enceintes compactesqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Casques audioqté 6
Amplificateurs pour casqueqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Caisse
Talkies-walkiesqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Bannières du salonqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Cartes avec numéro de standqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Pinces de tableqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Poubellesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Nettoyant pour toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 6 semaines avant le salon et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, l’équipement électrique et la taille souhaitée du stand.
Attribuez les emplacements 10 à 14 jours avant l’événement. Envoyez ensuite à chaque vendeur son numéro de stand, le plan d’accès et les horaires d’installation.
Prévoyez un contrôle technique la veille : testez les microphones, enceintes, casques, boîtiers DI, multiprises et rallonges, puis sécurisez chaque câble avec un passe-câble.
Préparez les badges, bracelets, numéros de stand et plans au moins 3 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ou remplacements de dernière minute.
Comptez la monnaie et vérifiez les terminaux de paiement avant l’ouverture. Gardez une caisse d’appoint et un moyen de communication entre l’accueil, la salle et le déchargement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d’instruments de musique ?: Commencez environ 8 semaines avant la date prévue. Confirmez d’abord le lieu et les conditions de participation, puis ouvrez les inscriptions au plus tard 6 semaines avant.
Quand attribuer les stands aux exposants ?: Attribuez les emplacements 10 à 14 jours avant le salon, après avoir traité les inscriptions. Envoyez immédiatement le numéro de stand, le plan et les informations pratiques.
Combien de temps prévoir pour installer un salon d’instruments ?: Prévoyez au moins 3 heures pour décharger les tables, installer l’accueil, placer les stands et tester le matériel audio. Ajoutez 30 minutes pour un contrôle final des câbles et des paiements.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon d’instruments ?: Vérifiez le sol, l’alimentation électrique, les rallonges, les supports, les microphones, les enceintes et les terminaux de paiement. Préparez aussi les badges, les étiquettes et la monnaie avant le jour de l’ouverture.

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