Checklist para organizar una feria de instrumentos musicales

Organizar una feria de instrumentos musicales requiere coordinar participantes, puestos, visitantes y equipos técnicos en un orden claro. Empieza cerrando la fecha y el espacio, y deja definidas las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que controlar vendedores, distribución, promoción y necesidades de alimentación. El último día, revisa el suelo, descarga las mesas y comprueba sonido, pagos, acreditaciones y señalización antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
Redactar las condiciones de participación
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los vendedores por teléfono
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Publicar información para visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir números de stand
Imprimir los planos
Preparar las pulseras
Comprobar el método de pago
Hacer la compra
2 personas
Preparar las etiquetas de los instrumentos
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el suelo del recinto
2 personas
Descargar las mesas
4 personas
Descargar las sillas
3 personas
Montar la taquilla de entrada
2 personas
Montar las mesas de venta
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar la zona de demostración
3 personas
Asignar los vestuarios para vendedores
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Tender los alargadores
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar números de stand
2 personas
Probar el equipo de demostración
2 personas
Ajustar el nivel de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Atender la entrada
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir pulseras
Repartir planos
Guiar a los vendedores a sus puestos
2 personas
Anunciar las demostraciones
Guiar el área de demostración
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños periódicamente
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda de ventas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas

Seguimiento

Vaciar las mesas de venta
4 personas
Apagar el equipo de demostración
2 personas
Retirar los alargadores
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Plegar las mesas
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Volver a cargar los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las compras sobrantes
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de ventacant. 30
Sillascant. 60
Mostrador de entrada
Sillas plegablescant. 8
Taburetescant. 12
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Manteles runnerscant. 30

Equipo

Atrilescant. 10
Soportes para tecladocant. 4
Soportes para guitarracant. 12
Soportes de micrófonocant. 4
Micrófonoscant. 4
Altavoces compactoscant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 2
Auricularescant. 6
Amplificadores para auricularescant. 2
Portátil
Impresora
Terminales de pago móvilescant. 2
Caja registradora
Walkie-talkiescant. 4
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Señales de orientacióncant. 10
Tarjetas con número de standcant. 30
Carteles direccionalescant. 8
Decoración de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Pinzas para mesacant. 30

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 8
Jarracant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Papeleracant. 8
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Limpiador multiusoscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Limpiador de bañoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y la distribución de los puestos antes de publicar el formulario de inscripción. Así puedes indicar medidas, accesos y condiciones concretas a cada vendedor.
Confirma las inscripciones por teléfono y actualiza la lista de participantes al menos una semana antes. Aprovecha esa llamada para comprobar preferencias dietéticas, reservas y necesidades especiales del puesto.
Prepara con antelación las acreditaciones, los números de stand, los planos y las pulseras. Imprime al menos una copia del plano para la entrada y otra para el equipo de montaje.
Haz una prueba técnica antes de la llegada del público: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cajas DI, amplificadores de auriculares, regletas y cables alargadores deben quedar conectados sin bloquear los pasillos.
Lleva la caja registradora, los terminales de pago móviles y el cambio al mismo tiempo que las etiquetas de los instrumentos. Comprueba el método de pago antes de abrir y guarda cables y baterías de repuesto en un punto accesible.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo abrir las inscripciones para una feria de instrumentos musicales?: Abre el formulario entre 6 y 8 semanas antes de la feria. Cierra las inscripciones aproximadamente 10 días antes para asignar los espacios, actualizar la lista y confirmar a los vendedores por teléfono.
¿Cuándo hay que asignar los puestos de una feria de instrumentos?: Asigna los puestos entre 7 y 10 días antes del evento, cuando ya tengas una lista estable de participantes. Publica o envía el plano con los números de stand para evitar cambios durante el montaje.
¿Qué hay que revisar el día del montaje de la feria?: Empieza revisando el suelo del recinto antes de descargar las mesas. Después comprueba la entrada, los pasillos, la señalización, la alimentación eléctrica, el sonido y los terminales de pago antes de que lleguen los vendedores.
¿Con cuánta antelación hay que promocionar una feria de instrumentos musicales?: Empieza la promoción en redes sociales y la distribución de carteles entre 4 y 6 semanas antes. Refuerza la información para visitantes durante los últimos 7 días con horarios, ubicación, acceso y método de pago.

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