Checklist pour organiser une réunion publique
Une réunion publique demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut suivre les inscriptions, confirmer les intervenants, préparer les documents et vérifier la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist couvre aussi l’accueil, la signalétique, le café et la remise en état de la salle. Utilise-la pour répartir les 47 tâches du projet et éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
Imprimer le programme
Définir l’ordre de passage des intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les documents en version numérique
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les panneaux de direction
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Déposer les documents
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Assister les intervenants
2 personnes
Suivi du temps de parole
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Rédiger le compte rendu
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Informer les visiteurs de la suite
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
Envoyer les documents de suivi
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleurqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Carafeqté 3
- Ouvre-bouteillesqté 2
Décoration
- Nappeqté 8
- Porte-nomsqté 8
Éclairage
- Lampadairesqté 2
- Éclairage de secoursqté 2
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 à 10 jours aux participants pour s’inscrire. Prévoyez ensuite une liste actualisée, avec les besoins alimentaires recueillis avant l’événement.
- Confirmez les intervenants et l’ordre de passage plusieurs jours avant la réunion. Rassemblez leurs présentations dans un même dossier et gardez aussi une version numérique de chaque document.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones avant l’ouverture des portes. Vérifiez également les rallonges et multiprises : une prise manquante peut retarder toute la réunion.
- Installez une table d’inscription près de l’entrée, avec les porte-noms et la liste des participants. Placez les panneaux de direction avant l’arrivée du public, notamment si la salle n’est pas visible depuis l’entrée.
- Prévoyez le café et le thé avant l’accueil, avec tasses, verres, thermos et carafes déjà disposés. Gardez seaux, serpillières et balai accessibles pour nettoyer rapidement une éclaboussure ou une zone salie.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion publique ?
- Envoyez-les idéalement 7 à 10 jours avant la réunion, et plus tôt si une inscription est nécessaire. Gardez quelques jours pour traiter les réponses et relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
- Quand tester le matériel d’une réunion publique ?
- Effectuez un premier test plusieurs jours avant, puis un second le jour même, avant l’ouverture de la salle. Vérifiez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, brancher le matériel, préparer l’accueil et déposer les documents. Ajoutez du temps si la salle doit être ouverte ou remise en ordre par votre équipe.
- Quand préparer la liste des participants et les documents ?
- Finalisez la liste des participants après la clôture des inscriptions, idéalement la veille. Imprimez le programme et les documents avant le jour J, tout en conservant les fichiers en version numérique.
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