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Bürgerforum organisieren: Was wann erledigt werden muss

Ein Bürgerforum steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss passen, Einladungen müssen rechtzeitig raus und Referenten, Programm sowie Technik dürfen nicht bis zum Veranstaltungstag offenbleiben. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung und Genehmigungsprüfung bis zum Aufbau vor Ort. Besonders häufig werden Präsentationen, Mikrofone, Teilnehmerlisten und die Versorgung mit Kaffee und Tee zu spät organisiert. Plane deshalb feste Fristen und einen klaren Ablauf für den Veranstaltungstag ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Programm drucken

  • Redereihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Dokumente digital bereitstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Routenschilder vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Dokumente auslegen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Referenten unterstützen

    2 Personen

  • Redezeit erfassen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Protokoll erstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Besucher über das weitere Vorgehen informieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Protokoll ausarbeiten

    2 Personen

  • Folgedokumente versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • Anmeldetisch
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaraffeAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • NotbeleuchtungAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort frühzeitig und prüfe Genehmigungen, Zugänglichkeit sowie die benötigte Bestuhlung. Für Aufbau, Lüften, Beschilderung und Technik solltest du am Veranstaltungstag mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn einplanen.
  • Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin. Lege eine Anmeldefrist von etwa 7 bis 14 Tagen vorher fest, damit du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und die Sitzordnung rechtzeitig bearbeiten kannst.
  • Fordere Präsentationen und Redebeiträge spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Bürgerforum an. So kannst du die Redereihenfolge festlegen, die Dateien auf dem Laptop prüfen und die Unterlagen digital bereitstellen.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone vor dem Einlass vollständig. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Mikrofonständer und eine Ersatzlösung, falls ein Gerät ausfällt.
  • Richte den Anmeldetisch mit Teilnehmerliste, Namensschildhaltern und den ausgedruckten Dokumenten mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Kaffee, Tee, Wasser und Geschirr sollten ebenfalls vor dem ersten Eintreffen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Bürgerforum organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Genehmigungen und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Referenten und der grobe Ablauf feststehen.
Wann müssen die Einladungen für ein Bürgerforum verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Bürgerforum. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit du Teilnehmerzahl und Verpflegung planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Bürgerforum?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau und technische Vorbereitung ein. Tische, Stühle, Anmeldetisch, Präsentationstechnik, Mikrofone und Beschilderung benötigen meist mehr Zeit als erwartet.
Wann sollte die Technik für ein Bürgerforum getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag vor dem Einlass. Prüfe Laptop, Beamer, Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel gemeinsam mit den Präsentationen.

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