Réunion des habitants : la checklist pour tout organiser

Une réunion des habitants demande plus qu’une invitation et quelques chaises. Il faut cadrer la date, le lieu, les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme, puis coordonner les intervenants, le catering et les bénévoles. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’à l’accueil des participants et l’installation de la salle. Elle aide aussi à ne pas oublier les badges, les documents, l’itinéraire ou le test du matériel de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger l’invitation
2 personnes
Distribuer les invitations
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Vérifier la réservation
Vérifier les autorisations
Commander le catering
Réserver le matériel
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire la liste des présences
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les documents
2 personnes
Diffuser les informations de l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Réception du catering
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager la table de présentation
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Balisage de l'entrée
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Mettre le buffet en place
4 personnes
Assurer le service du buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer les tours de discussion
6 personnes
Noter les points d’action
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Assurer la clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Débarrasser les plats et boissons
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Table de présentation
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Ordinateur portable
Pointeur laser

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Sets de nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 6
Stylosqté 100
Pancartes de tableqté 12
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 12
Post-itqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Autocollants flèchesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Torchonsqté 12
Serviettesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la réunion et fixe une date de clôture 5 à 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et de transmettre le nombre final au catering.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifie la liste 3 jours avant l’événement. Prévois un comptage séparé pour les repas, les boissons chaudes et les personnes ayant signalé une allergie.
Confirme le programme et les intervenants au plus tard 7 jours avant. Ce délai permet d’imprimer les documents, de préparer les badges nominatifs et de vérifier que le vidéoprojecteur, l’écran et le micro sans fil correspondent bien aux prises de parole prévues.
Répartis les bénévoles avec des horaires précis : accueil, installation, service et rangement. Prévois au moins une personne à la table d’accueil dès l’ouverture du lieu et une autre pour guider les participants vers la salle.
Vérifie la météo et l’itinéraire 24 heures avant, puis renvoie les informations utiles si nécessaire. Le jour même, contrôle les espaces avant d’installer les tables, les chaises, le buffet et le matériel audiovisuel.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion des habitants ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Laisse au moins 5 à 7 jours entre la clôture des inscriptions et la réunion pour confirmer les repas, les badges et le matériel.
Combien de temps avant faut-il réserver le catering ?: Passe la commande dès que les inscriptions sont suffisamment avancées, idéalement 7 jours avant la réunion. Confirme le nombre définitif et les besoins alimentaires 3 jours avant la livraison.
Quand préparer les badges et les documents de la réunion ?: Prépare les badges nominatifs et imprime les documents 2 à 3 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Garde une petite marge pour corriger une inscription ou ajouter un intervenant.
À quelle heure ouvrir la salle avant une réunion des habitants ?: Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public si tu dois installer les tables, les chaises, le buffet et la projection. Garde ensuite 30 minutes pour tester le micro, les haut-parleurs et le vidéoprojecteur.

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