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Bewohnerversammlung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Bewohnerversammlung braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und eine Einladung. Kläre zuerst Termin, Ort und Genehmigungen, öffne danach die Anmeldung und bestätige Programm, Referenten und Reservierungen. Kurz vor dem Termin folgen Catering, Materialien, Namensschilder und Handouts. Am Veranstaltungstag selbst müssen Raum, Technik, Empfang und Verpflegung rechtzeitig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Einladung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Reservierung prüfen

  • Genehmigungen prüfen

  • Catering bestellen

  • Materialien reservieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Routeninformationen verteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Catering entgegennehmen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Eingang beschildern

    2 Personen

Event

  • Empfang besetzen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet bedienen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Gesprächsrunden moderieren

    6 Personen

  • Aktionspunkte notieren

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke abräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • Empfangstisch
  • Präsentationstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 90
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 40
  • MesserAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 90
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • Laptop
  • Laserpointer

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • TischdeckensetsAnz. 10
  • Willkommensschild
  • InfotafelnAnz. 6
  • StifteAnz. 100
  • TischschilderAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 12
  • MarkerAnz. 12
  • Post-itsAnz. 20
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • KlebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • PfeilaufkleberAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • SpülbeckenAnz. 3
  • GeschirrtücherAnz. 12
  • HandtücherAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Einladung mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Versammlung ein. Nenne Ort, Beginn, voraussichtliche Dauer, Anmeldemöglichkeit und einen Termin für Rückmeldungen.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. So kann das Catering die passende Menge und Auswahl liefern.
  • Bestätige Referenten, Programm und Reservierungen spätestens 5 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei auch, ob Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher am Ort verfügbar und kompatibel sind.
  • Bereite Anwesenheitsliste, Namensschilder und Handouts am Vortag vor. Drucke einige zusätzliche Exemplare ein und lege die Unterlagen am Empfangstisch aus.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, kontrolliere anschließend Räume und Technik und richte danach Empfang, Präsentation und Buffet ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Bewohnerversammlung einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor der Versammlung, damit Catering, Sitzplätze und Unterlagen planbar sind.
Was muss man für eine Bewohnerversammlung an Technik vorbereiten?
Plane Beamer, Projektionsleinwand, kabelloses Mikrofon und Lautsprecher ein, wenn Präsentationen oder Wortbeiträge vorgesehen sind. Teste die komplette Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn und halte passende Kabel sowie eine Ersatzlösung bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Bewohnerversammlung?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Empfang, Buffet und Technik. Bei mehreren Räumen oder umfangreichen Präsentationsmaterialien solltest du 2 Stunden einplanen.
Wann sollte das Catering für eine Bewohnerversammlung bestellt werden?
Bestelle das Catering spätestens 7 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Vereinbare eine konkrete Lieferzeit und plane mindestens 30 Minuten für die Annahme und das Aufstellen ein.

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