Organiser une réunion d'énergie sans rien oublier

Une réunion d'énergie demande une préparation précise, car le programme, les intervenants, l'accueil et la logistique doivent s'enchaîner sans temps mort. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis avance vers les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer les personnes, tester le matériel et préparer l'accueil. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans le bon ordre, jusqu'aux boissons fraîches et aux plats adaptés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Partager les informations de transport
Publier le programme
Envoyer un rappel
Imprimer la liste des visiteurs
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Lancer la musique d’ambiance

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
Accompagner les intervenants
Animer les présentations
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le point café
Vider les poubelles
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Tenir le stand d’information
6 personnes
Présenter la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Fermer le lieu
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Petits bolsqté 20
Boîtes de conservationqté 12
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 110
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux de directionqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Panneaux de présentationqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d'envoyer les invitations : les intervenants doivent être contactés assez tôt, puis confirmés lorsque leurs horaires sont validés.
Traite les inscriptions au fil de l'eau et relance les personnes qui n'ont pas répondu. Prépare ensuite une liste imprimée des visiteurs et les badges nominatifs pour accélérer l'accueil.
Demande les besoins alimentaires et les informations d'accessibilité avant la clôture des inscriptions. Mets les plats diététiques à part et signale-les clairement le jour de la réunion.
Teste au moins 24 heures avant le début le vidéoprojecteur, l'écran, l'ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs. Prévois aussi des rallonges et des multiprises à portée de main.
Récupère les produits frais le jour même et refroidis les boissons suffisamment tôt. Installe séparément la table d'inscription, les tables du buffet, les panneaux de direction et les stocks non périssables.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d'énergie ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Garde ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Quand confirmer les intervenants d'une réunion d'énergie ?: Demande une confirmation définitive environ 2 semaines avant l'événement. Vérifie à ce moment leur horaire, leur présentation et leurs besoins techniques, puis relance une dernière fois 3 à 5 jours avant.
Quel matériel audiovisuel prévoir pour une réunion d'énergie ?: Prévois un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, un kit d'adaptateurs, un cliqueur et, si plusieurs personnes prennent la parole, des microphones sans fil avec pieds, table de mixage et haut-parleurs. Fais un test complet au moins 24 heures avant.
Quand préparer les boissons et le buffet ?: Mets les stocks non périssables en place la veille et récupère les produits frais le jour de la réunion. Refroidis les boissons au moins 3 heures avant l'accueil et prépare les en-cas avant l'arrivée des premiers participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.