LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Energietreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Energietreffen steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten und einem Ablauf, der früh genug beginnt. Plane zuerst Ort, Termin und Programm, bevor du Referenten und Einladungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit, Technik und Catering. Diese Checkliste umfasst 76 Aufgaben und 60 benötigte Gegenstände – vom Registrierungstisch bis zum HDMI-Adapter – und zeigt dir, was du wann vorbereiten solltest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit erfassen

  • Transportinformationen teilen

  • Programm veröffentlichen

  • Erinnerung senden

  • Besucherliste ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätgerichte separat bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Sichere Laufwege freiräumen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Infomaterial auslegen

    2 Personen

  • Hintergrundmusik starten

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

  • Redner betreuen

  • Präsentationen betreuen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Mikrofone weitergeben

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeestation betreuen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Informationsmarkt betreuen

    6 Personen

  • Abschluss präsentieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachschicken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 100
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-Adapter-Set
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Präsentationsklicker
  • PowerbanksAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • SchälchenAnz. 20
  • FrischhaltedosenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • NamensschildhalterAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • ProgrammhefteAnz. 110
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 30
  • PräsentationspaneeleAnz. 8
  • KlebebandAnz. 4
  • ScherenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichtständerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Ort, Datum und Programm mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Energietreffen fest. So bleibt genug Zeit, Referenten anzusprechen, Präsentationen einzusammeln und die Einladung zu verschicken.
  • Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor Beginn an und prüfe jede Datei anschließend auf Format, Ton und benötigte Anschlüsse. Für Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Adapter sollte eine getestete Kombination bereitliegen.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Treffen ab. Erfasse dabei nicht nur die Teilnehmerzahl, sondern auch Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und benötigte Transportinformationen.
  • Bestelle das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und trenne Diätgerichte sichtbar vom übrigen Buffet. Haltbare Vorräte kannst du früher bereitstellen; frische Produkte und gekühlte Getränke gehören in die letzten 24 Stunden.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 90 Minuten Puffer. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Routenschilder bereit und teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher sowie Präsentationsklicker vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Energietreffen organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Ort, Termin und Programm. Die Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Treffen verschickt werden, damit Anmeldungen und Rückfragen rechtzeitig eingehen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Energietreffen geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Besucherliste, Namensschilder und Catering auf die bestätigte Teilnehmerzahl abstimmen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Energietreffen?
Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Wenn Beamer, Leinwand, Mikrofone oder Mischpult erstmals vor Ort eingerichtet werden, sind 2 Stunden realistischer.
Wann sollte man das Catering für ein Energietreffen bestellen?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist abgelaufen ist, also meist 3 bis 5 Tage vorher. Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder innerhalb der letzten 24 Stunden ab; Getränke sollten früh genug gekühlt werden.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!