Checklist pour organiser un repas de quartier

Un repas de quartier demande surtout une bonne coordination entre les habitants, le lieu et le repas. Commencez par fixer la date et le programme, puis suivez les inscriptions jusqu’au nombre final de convives. Les besoins alimentaires, le plan de table et le matériel de service doivent être réglés avant les derniers jours. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations à la préparation du dessert.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver les fournisseurs de restauration
Rédiger le texte de l’invitation
Distribuer les invitations
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Envoyer un rappel aux participants
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Définir le menu et les options alimentaires
2 personnes
Préparer la carte des allergènes
Créer les menus
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier la vaisselle et les couverts
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Pré-découper les éléments du repas
3 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Installer les postes de travail de la cuisine
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer la vaisselle sur les tables
3 personnes
Installer les couverts et les serviettes
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Préparer la musique
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons fraîches
2 personnes
Terminer le repas chaud
4 personnes
Finaliser le repas végétarien
2 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
Installer les étiquettes du buffet
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Réserver des tables
2 personnes
Servir le repas
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Balayer et laver le sol
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer la salle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer la caution et les clés
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 70
Cuillères à soupeqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Sauteusesqté 3
Plats à gratinqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetooth
Microphone
Thermosqté 5
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Cartes de menuqté 8
Badges nominatifsqté 70
Vasesqté 8
Fleurs artificiellesqté 8
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 50
Ruban adhésifqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations assez tôt pour laisser le temps de répondre aux besoins alimentaires et aux demandes de transport. Envoyez un rappel avant de figer le nombre final d’invités.
Arrêtez le nombre de convives quelques jours avant les courses finales. Prévoyez séparément les portions sans allergènes et préparez la carte des allergènes avant l’impression des menus.
Vérifiez la salle avec les tables, les chaises, les tables de buffet et la table d’accueil. Comptez la vaisselle par personne et ajoutez une petite marge pour les assiettes, verres et couverts manquants.
Ne laissez pas les produits frais au dernier moment : récupérez-les peu avant le repas et contrôlez immédiatement les produits réfrigérés. Les produits non périssables peuvent être installés à l’avance.
Testez les machines à café, les bouilloires et le matériel de maintien au chaud avant l’arrivée des voisins. Préparez aussi les éléments découpés et le dessert suffisamment tôt pour éviter de cuisiner pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un repas de quartier ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant le repas afin de relancer les absents et d’organiser les besoins alimentaires.
Quand fixer le nombre final d’invités ?: Arrêtez le nombre final 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer le menu, le plan de table, les quantités à acheter et le nombre de places nécessaires.
Combien de vaisselle prévoir par personne pour un repas de quartier ?: Prévoyez au minimum une assiette de dîner, une assiette à dessert, un verre à eau, ainsi qu’un jeu complet de couverts par personne. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les remplacements et les invités de dernière minute.
Quand faire les courses pour un repas de quartier ?: Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Récupérez les produits frais le jour même ou la veille, puis contrôlez les produits réfrigérés avant de les ranger.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.