Checklist para organizar una comida vecinal sin olvidos

Organizar una comida vecinal requiere coordinar a los invitados, la sala, la comida y muchos detalles de servicio. Empieza fijando la fecha y el programa; después confirma el espacio, las inscripciones y las necesidades dietéticas. El número definitivo de asistentes determina las mesas, las cantidades y la vajilla. Esta checklist te acompaña desde las invitaciones hasta la preparación del buffet, el postre y el café.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Reservar proveedores de comida
Redactar el texto de invitación
Distribuir las invitaciones
3 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar las necesidades de transporte
Enviar un recordatorio a los participantes
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Definir el menú y las opciones dietéticas
2 personas
Preparar la tarjeta de alérgenos
Hacer menús
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Comprobar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Preparar la decoración
2 personas
Precortar los componentes de la comida
3 personas
Preparar el postre
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar las estaciones de trabajo de cocina
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar las mesas del buffet
3 personas
Poner la vajilla sobre las mesas
3 personas
Colocar cubiertos y servilletas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Preparar la música
Preparar café y té
2 personas
Preparar las bebidas frías
2 personas
Terminar la comida caliente
4 personas
Terminar la comida vegetariana
2 personas
Mantener separadas las comidas de dieta
2 personas
Colocar las etiquetas del bufé
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Reservar mesas
2 personas
Servir la comida
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Servir el postre
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Barrer y fregar el suelo
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Taburetescant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazones para sopacant. 70
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 70
Cucharas soperascant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Sartenescant. 6
Sartenes para asarcant. 3
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz Bluetooth
Micrófono
Termoscant. 5
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Cartas del menúcant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Jarronescant. 8
Flores artificialescant. 8
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 50
Cinta adhesivacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y envía un recordatorio 48 horas antes. Así podrás confirmar el número definitivo de invitados y detectar a tiempo cambios en transporte o preferencias dietéticas.
Recoge las alergias y dietas por escrito, no solo de palabra. Prepara una tarjeta de alérgenos y coloca menús y nombres en las mesas para evitar preguntas durante el servicio.
Calcula la vajilla, los vasos y las sillas para el número confirmado más un 10 % adicional. Comprueba especialmente los platos de sopa, postre, las tazas de café y las copas de vino.
Haz las compras en dos momentos: los productos no perecederos con varios días de margen y los productos frescos el día anterior. Revisa los refrigerados al recibirlos y mantén separados los ingredientes para dietas especiales.
Reserva tiempo para probar el equipo antes de que lleguen los vecinos. Comprueba las máquinas de café, las teteras y las bandejas para mantener caliente la comida, y deja el postre preparado antes de montar la sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una comida vecinal?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, contratar la comida y enviar las invitaciones. Deja cerrados los invitados, el menú y las dietas especiales como máximo 7 días antes.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados?: Confírmalo entre 5 y 7 días antes de la comida, después de cerrar las inscripciones y enviar el recordatorio. Usa esa cifra para distribuir las mesas, calcular las compras y preparar la vajilla.
¿Cuánta vajilla necesito para una comida vecinal?: Calcula una unidad por persona para cada servicio y añade un 10 % de reserva. Para una comida con sopa, plato principal, postre y café, cuenta platos hondos, platos de cena, platos de postre y tazas para todos los asistentes confirmados.
¿Cuándo preparo la comida y el postre?: Prepara las provisiones no perecederas y corta los componentes con antelación; compra o recoge los productos frescos el día anterior. Deja el postre listo antes de montar las mesas y revisa los productos refrigerados el mismo día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.