Checklist pour organiser un repas de quartier
Un repas de quartier demande surtout une bonne coordination entre les habitants, les bénévoles et la cuisine. Commence par réserver le lieu, définir le format du repas et recueillir les inscriptions. Ensuite, calcule les portions, vérifie le matériel disponible et prépare les informations utiles pour les participants. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la mise en place des tables, du buffet et du service.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le concept de repas
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Calculer le nombre de portions
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Compter la vaisselle et le mobilier
2 personnes
Créer une carte des allergènes
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Établir le plan de table
2 personnes
Informer les bénévoles
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Vérifier l’espace de réfrigération
Faire les courses de produits frais
3 personnes
Trier les ingrédients
3 personnes
Laver les légumes
3 personnes
Couper les légumes
4 personnes
Préparer le dessert
3 personnes
Préparer la base de sauce
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager les postes de cuisine
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Réchauffer la soupe
3 personnes
Préparer les plats principaux
5 personnes
Mélanger les salades
3 personnes
Événement
Présenter le buffet
3 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Attribuer les repas spéciaux
2 personnes
Servir la soupe
3 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 75
- Bol à soupeqté 75
- Assiettes à dessertqté 75
- Verresqté 90
- Tasses à caféqté 70
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
- Pince de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Soupièresqté 4
- Pichets à caféqté 3
- Carafes d’eauqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 3
- Bacs avec couvercleqté 12
- Plateaux en aluminiumqté 12
- Louchesqté 6
Équipement
- Plaques de cuissonqté 4
- Grandes marmitesqté 4
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-menusqté 8
- Badges nominatifsqté 75
- Guirlandesqté 8
- Décorations de tableqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 3
- Brosses à vaisselleqté 4
- Épongesqté 8
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance, puis envoie les invitations dès que les informations pratiques sont confirmées. Indique clairement l’heure d’arrivée, le fonctionnement du repas et la date limite d’inscription.
- Demande les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis prépare une carte des allergènes au plus tard 7 jours avant le repas. Prévois un étiquetage visible pour chaque plat et dessert.
- Calcule les portions à partir du nombre d’inscrits confirmé, et garde une marge de 5 à 10 % pour les imprévus. Vérifie séparément les quantités de vaisselle, de verres, de couverts et de mobilier nécessaires au service.
- Répartis les bénévoles par créneaux précis : installation, accueil, buffet, cuisine, service du café et rangement. Envoie leur planning au moins 5 jours avant afin que chacun sache où se présenter et quoi faire.
- Achète les produits longue conservation plusieurs jours avant, mais fais les courses de produits frais la veille ou le jour même selon les possibilités de réfrigération. Vérifie auparavant l’espace disponible pour les glacières, les bacs fermés et les préparations froides.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un repas de quartier ?
- Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant le repas afin de calculer les portions, les besoins alimentaires et le nombre de places.
- Combien de portions prévoir pour un repas de quartier ?
- Base le calcul sur le nombre d’inscriptions confirmées et ajoute une marge de 5 à 10 %. Pour 50 participants, cela représente environ 53 à 55 portions, à ajuster selon le type de plat et la présence d’enfants.
- Quand demander les allergies alimentaires des participants ?
- Pose la question directement lors de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 jours avant l’événement. Finalise la carte des allergènes au moins 7 jours avant le repas.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser un repas de quartier ?
- Pour environ 50 participants, prévois au minimum 6 à 8 bénévoles répartis entre l’installation, l’accueil, le buffet, la cuisine et le rangement. Confirme les rôles et les horaires au plus tard 5 jours avant.
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