Comida vecinal: checklist para organizarla sin olvidos

Una comida vecinal necesita algo más que elegir un menú: hay que confirmar asistentes, calcular raciones y coordinar compras, cocina y montaje. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que suelen hacerse, desde reservar el lugar hasta preparar los ingredientes frescos. También contempla las preferencias dietéticas, las tarjetas de alérgenos, el menaje y la distribución de las mesas. Así sabrás qué cerrar con antelación y qué dejar preparado para el mismo día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Definir el concepto de comida
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
Confirmar inscripciones
Calcular el número de porciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Contar la vajilla y el mobiliario
2 personas
Preparar tarjeta de alérgenos
2 personas
Hacer menús
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Informar a los voluntarios
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Comprobar el espacio de refrigeración
Hacer la compra de productos frescos
3 personas
Clasificar los ingredientes
3 personas
Lavar las verduras
3 personas
Cortar verduras
4 personas
Preparar el postre
3 personas
Preparar la base de la salsa
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las mesas del buffet
3 personas
Montar las estaciones de cocina
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Calentar la sopa
3 personas
Preparar los platos principales
5 personas
Mezclar ensaladas
3 personas

Evento

Presentar el bufé
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Asignar comidas de dieta
2 personas
Servir sopa
3 personas
Servir el plato principal
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
3 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Tazones para sopacant. 75
Platos de postrecant. 75
Vasoscant. 90
Tazas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8
Bandejas de servircant. 12
Tureens de sopacant. 4
Jarras de cafécant. 3
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Bandejas con tapacant. 12
Bandejas de aluminiocant. 12
Cucharonescant. 6

Equipo

Placas de cocinacant. 4
Ollas grandescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Portamenúscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 75
Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubetas para lavarcant. 3
Cepillos para fregarcant. 4
Esponjascant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y el concepto del menú antes de enviar las invitaciones; así podrás indicar horarios, formato de la comida y posibles restricciones desde el principio.
Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y confirma el número definitivo de asistentes entre 3 y 5 días antes. Usa esa cifra para calcular las raciones y revisar la lista de la compra.
Asigna las tareas de voluntariado con nombres y horarios concretos. Envía las instrucciones finales al menos 48 horas antes, incluyendo quién cocina, quién monta las mesas y quién repone bebidas o recoge.
Compra los productos no perecederos con varios días de margen y deja los frescos para el día anterior o la misma mañana. Comprueba antes cuánta capacidad de refrigeración tienes para no quedarte sin espacio.
Cuenta platos, cuencos, vasos, cubiertos, mesas y sillas antes del montaje. Prepara además las tarjetas de alérgenos y los menús con antelación, porque suelen quedar para el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una comida vecinal?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, definir el menú y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, las raciones y los voluntarios como mínimo 3 días antes.
¿Cuánta comida calcular por persona en una comida vecinal?: Calcula una ración principal por persona y añade aproximadamente un 10 % extra para cubrir repeticiones, imprevistos o porciones desiguales. Ajusta el cálculo cuando tengas confirmadas las preferencias dietéticas y el número final de asistentes.
¿Cuándo comprar los ingredientes para una comida vecinal?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 7 días antes. Los productos frescos conviene comprarlos el día anterior o el mismo día, según el plato y la capacidad de tus neveras.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listos los menús, las tarjetas de nombre, la tarjeta de alérgenos y la distribución de las mesas. También puedes lavar y clasificar las verduras, preparar el postre y comprobar que el menaje y el equipo están completos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.