Organiser une rencontre sectorielle sans rien oublier

Une rencontre sectorielle demande plus qu’une date et une salle. Il faut coordonner les inscriptions, les intervenants, les supports, le traiteur et l’installation, souvent avec plusieurs échéances rapprochées. Cette checklist de 74 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du programme initial à l’ouverture de la salle. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, signalétique, clés, livraisons et tests techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver le catering
Rédiger les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Envoyer les consignes aux intervenants
Récupérer les clés du lieu
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner l’intervenant
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Gérer les tables de réseau
2 personnes
Lancer la musique d’ambiance
Monter le buffet
4 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Indiquer les options adaptées
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Débarrasser les verres usagés
2 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Faire l’annonce de clôture
Servir les dernières boissons
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les présentations et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Nappesqté 14
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux de tableqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Présentoirsqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 100
Porte-badgesqté 100
Lanyardsqté 100

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Bains-marieqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ardoisesqté 10
Corbeilles à painqté 6
Carafes d'eauqté 12
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et la salle avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demandez les présentations aux intervenants avant la dernière semaine. Rassemblez les fichiers sur un même ordinateur et testez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et les haut-parleurs avant l’arrivée des participants.
Arrêtez les quantités du traiteur après avoir vérifié la liste des inscriptions confirmées. Comptez séparément les repas, les assiettes, les verres à eau, les verres à vin et les tasses à café.
Préparez les badges nominatifs et le programme avant le jour J. Imprimez aussi les panneaux d’itinéraire : les participants ne trouveront pas forcément la salle sans signalétique visible depuis l’entrée.
Organisez l’installation en prévoyant l’accès aux clés et aux livraisons avant l’ouverture. Les tables, chaises, table d’inscription, nappes, poubelles, vaisselle et machines à café doivent être placées avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une rencontre sectorielle ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la rencontre. Laissez ensuite au moins 10 jours pour les réponses, les besoins alimentaires et les confirmations d’inscription.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez les quantités après la clôture ou la dernière relance des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez uniquement la liste des participants confirmés et signalez les régimes alimentaires séparément.
Que faut-il tester avant une rencontre sectorielle ?: Testez au minimum 24 heures avant le début le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro sans fil, les haut-parleurs et les rallonges. Ouvrez aussi chaque présentation pour vérifier les polices, les vidéos et les branchements.
Quand installer la salle pour une rencontre sectorielle ?: Prévoyez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil, davantage si les livraisons arrivent le même jour. Récupérez les clés, réceptionnez le matériel, disposez les tables et les chaises, puis gardez du temps pour un dernier contrôle.

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