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Branchenveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Branchenveranstaltung steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten und festen Fristen. Zuerst stehen Termin, Programm, Raum und Catering fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Referenten. In der letzten Woche prüfst du Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Präsentationen, Namensschilder und Technik. Plane am Veranstaltungstag außerdem Zeit für Lieferungen, Bestuhlung, Registrierung und einen vollständigen Funktionstest von Beamer, Laptop, Mikrofon und Lautsprechern ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Catering reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegweiser drucken

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Sprecheranweisungen versenden

  • Standortschlüssel abholen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Empfangsteam briefen

    3 Personen

Event

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Den Redner begleiten

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Netzwerktische betreuen

    2 Personen

  • Hintergrundmusik starten

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätoptionen zuweisen

  • Teller und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Kaffeestation auffüllen

  • Benutzte Gläser abräumen

    2 Personen

  • Kontaktdaten sammeln

    2 Personen

  • Abschlussankündigung machen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen und Fotos archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 90
  • Registrierungstisch
  • TischdeckenAnz. 14
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • TafelmesserAnz. 100
  • TischgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • ZangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Kabelloses Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 3

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 100
  • PräsentationsständerAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • ProgrammstandardAnz. 2
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • LanyardsAnz. 100

Reinigung

  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 10
  • BrotkörbeAnz. 6
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Saal und Catering zuerst, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Die endgültige Cateringmenge bestätigst du erst nach Ablauf der Anmeldefrist und ergänzt bekannte Ernährungswünsche.
  • Setze für Referenten eine klare Abgabefrist für Präsentationen, etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Dateien auf dem Laptop prüfen und die Präsentation einmal mit Beamer und Projektionsleinwand testen.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Prüfe Teilnehmerliste und Ernährungswünsche mindestens 3 bis 5 Tage vorher, erstelle danach Namensschilder und drucke Programm sowie Wegweiser.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Stühlen und Namensschildern ein. Stelle außerdem Abfallbehälter, Wassergläser und ausreichend Besteck dort bereit, wo sie während Empfang und Catering tatsächlich gebraucht werden.
  • Hole den Standortschlüssel früh genug ab und reserviere am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Lieferungen. Öffne den Saal zuerst, stelle Tische und Stühle auf und teste anschließend Strom, Verlängerungskabel, Kaffeemaschine, Wasserkocher und Ton.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Branchenveranstaltung planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Veranstaltungsort und Catering. Einladungen und Anmeldeformular sollten danach möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wann sollte ich das Catering für eine Branchenveranstaltung bestätigen?
Bestätige die vorläufige Reservierung früh und melde die endgültige Personenzahl 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Übermittle dabei auch alle erfassten Ernährungswünsche, damit das Catering passend planen kann.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Setze eine verbindliche Frist 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt genügend Zeit, Dateien zu sammeln, auf dem Laptop zu öffnen und Beamer, Leinwand sowie Mikrofon vor Ort zu testen.
Wie viel Aufbauzeit braucht eine Branchenveranstaltung?
Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen des Saals, Lieferungen, Tische, Stühle, Registrierungstisch und Beschilderung ein. Für umfangreiche Technik oder mehrere Räume sind 2 Stunden realistischer.

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