Checklist pour organiser un relais sans rien oublier

Organiser un relais demande plus que de fixer une date et un parcours. Il faut sécuriser chaque zone de passage, répartir les équipes, prévoir les bénévoles et transmettre des informations claires aux participants. Cette checklist suit l’ordre logique de préparation, depuis la réservation du lieu jusqu’au rassemblement du matériel. Elle permet aussi de repérer les oublis fréquents, notamment les autorisations, les besoins alimentaires et les solutions de secours en cas de problème météo ou technique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Contrôler les risques sur le parcours
3 personnes
Définir les points de traversée
2 personnes
Définir les points de départ et de relais
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les bénévoles de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
Refroidir les boissons
2 personnes
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Balisage de la zone de départ
3 personnes
Aménager les points de relais
6 personnes
Aménager la zone d’arrivée
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place l’inscription
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Inscrire les équipes
3 personnes
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Lancer le relais
3 personnes
Tenir les points de relais
6 personnes
Tenir les points de passage
4 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Vérifier le classement final
2 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter les points d’échange
6 personnes
Démonter la zone de départ et d'arrivée
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Stocker les relevés de temps en toute sécurité
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Gérer les objets perdus
Ranger les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Pieds de drapeauqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 30
Cônesqté 40
Rubans de marquageqté 12
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Flèches de directionqté 60
Ruban de balisageqté 10
Cônes de signalisationqté 20
Horloges de chronométrageqté 4
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 12
Cartes d'itinéraireqté 30
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux de parcoursqté 15

Équipement

Mégaphoneqté 2
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2
Serviettesqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Étiquettes de table d'équipeqté 30
Rubans de podiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Boîteqté 3
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 10
Gants jetablesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et le lieu, puis vérifiez rapidement les autorisations et l’assurance. Ces éléments peuvent imposer des délais de plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Prévoyez un responsable pour chaque zone de relais et chaque point de traversée. Confirmez les bénévoles chargés des premiers secours au plus tard la semaine précédant l’événement.
Fermez les inscriptions avant d’établir la liste de départ et la répartition des équipes. Gardez une version imprimée et une copie numérique des participants, des besoins alimentaires et des contacts d’urgence.
Ne vous contentez pas d’une carte générale du parcours : indiquez les départs, les relais, les traversées et les changements de direction. Installez les flèches, cônes et rubans de balisage avant l’arrivée des participants.
Faites une répétition logistique dans les derniers jours : testez les chronomètres, les téléphones, le mégaphone, l’imprimante et les batteries externes. Vérifiez aussi les livraisons et la météo avant de rassembler tout le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, sécuriser le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un relais ?: Ouvrez-les dès que la date, l’itinéraire et les principales règles de sécurité sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant le départ pour établir les équipes et la liste définitive.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Prévoyez au minimum une personne par point de traversée ou de relais, plus une équipe centrale pour l’accueil, les inscriptions et la sécurité. Ajoutez 10 à 15 % de remplaçants afin de couvrir les désistements de dernière minute.
Quand préparer le matériel d’un relais ?: Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant, puis contrôlez-le une dernière fois la veille. Les dossards, cartes, balises, chronomètres, téléphones et batteries doivent être répartis par zone pour éviter les recherches le matin du départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.