LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Staffellauf organisieren: die praktische Checkliste

Ein Staffellauf braucht mehr als eine Strecke und ein Startsignal. Du musst Route, Wechselpunkte, Genehmigungen und Sicherheitsfragen früh festlegen und Helfer verbindlich einteilen. Später kommen Anmeldungen, Teams, Startliste, Beschilderung und Material für Zeitnahme und Übergaben hinzu. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Ausgabe der Startnummern und hilft dabei, typische Last-minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Route auf Risiken prüfen

    3 Personen

  • Überquerungspunkte festlegen

    2 Personen

  • Start- und Wechselpunkte festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Freiwillige bestätigen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Startliste erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Routenkarte erstellen

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Taschen prüfen

    2 Personen

  • Preise und Medaillen bereitlegen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Route erneut inspizieren

    3 Personen

  • Startgelände absperren

    3 Personen

  • Wechselpunkte einrichten

    6 Personen

  • Zielgelände einrichten

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldung einrichten

    3 Personen

  • Zeiterfassung testen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Teams anmelden

    3 Personen

  • Routenanweisungen geben

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Staffellauf starten

    3 Personen

  • Wechselpunkte besetzen

    6 Personen

  • Übergänge besetzen

    4 Personen

  • Zeiten erfassen

    2 Personen

  • Teilnehmer anfeuern

    4 Personen

  • Wasser verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Obst und Snacks servieren

    3 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    3 Personen

  • Endwertung prüfen

    2 Personen

  • Ergebnis bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Staffelwechselstationen abbauen

    6 Personen

  • Start- und Zielbereich abbauen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Zeitmessung sicher speichern

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnis an die Teilnehmenden senden

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 4
  • FahnenständerAnz. 6

Sportmaterial

  • StaffelstäbeAnz. 30
  • KegelAnz. 40
  • AbsperrbänderAnz. 12
  • StartnummernAnz. 150
  • StartnummernbänderAnz. 150
  • WegweiserAnz. 60
  • AbsperrbandAnz. 10
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • ZeiterfassungsuhrenAnz. 4
  • StoppuhrenAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 12
  • RoutenpläneAnz. 30
  • PfeifenAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 20
  • ParcoursbeschilderungAnz. 15

Ausstattung

  • MegafonAnz. 2
  • MobiltelefoneAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Drucker

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • HandtücherAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • Start-Ziel-Banner
  • WimpelkettenAnz. 12
  • Team-TischschilderAnz. 30
  • BühnenbänderAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 3
  • DoseAnz. 3
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbeckenAnz. 3

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • IsolierdeckenAnz. 10
  • EinweghandschuheAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Start und Wechselpunkte fest, bevor du die Anmeldung öffnest. Prüfe jede Querung auf der Strecke separat und kläre früh, ob Genehmigungen oder zusätzliche Absicherung nötig sind.
  • Bestätige Erste-Hilfe-Freiwillige nicht erst in der Veranstaltungswoche. Weise Helfer festen Punkten zu und verschicke den Freiwilligenplan zusammen mit Routenplan und Kontaktmöglichkeit.
  • Schließe die Teilnehmerliste einige Tage vor dem Lauf. Teile danach die Teams ein, erfasse Ernährungswünsche und erstelle die Startliste, damit Startnummern und Startnummernbänder korrekt sortiert werden können.
  • Prüfe Lieferungen und Wettervorhersage spätestens am Vortag. Packe Staffelstäbe, Kegel, Absperrmaterial, Wegweiser, Warnwesten und Zeitnahmegeräte nach Einsatzort statt alles in eine gemeinsame Kiste.
  • Plane für Start und Ziel eine Strom- und Kommunikationslösung ein. Lade Mobiltelefone und Powerbanks vollständig, teste Megafon, Lautsprecher, Drucker und Zeiterfassungsgeräte und lege Ersatz-Stoppuhren bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Staffellauf organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Location, Genehmigungen und Sicherheitsplan. Öffne die Anmeldung erst, wenn Start- und Wechselpunkte sowie die grundlegende Absicherung geklärt sind.
Wann muss die Anmeldung für einen Staffellauf schließen?
Schließe sie idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. So bleiben dir mehrere Tage für Teilnehmerliste, Teams, Startnummern, Ernährungswünsche und die Teilnehmerinformationen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Staffellauf?
Die genaue Zahl hängt von Route und Anzahl der Querungen ab; plane mindestens eine eingewiesene Person pro Wechsel- und Querungspunkt. Zusätzlich brauchst du ein festes Erste-Hilfe-Team sowie eine verantwortliche Person für Start, Ziel und Zeitnahme.
Was muss am Tag vor dem Staffellauf kontrolliert werden?
Prüfe am Vortag Wetter, Lieferungen, Route, Beschilderung, Absperrungen und die vollständige Materialsammlung. Lade Geräte, sortiere Startnummern und teste Zeitnahme, Megafon und Kommunikationswege spätestens am Abend.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!