LizztLIZZT

Checklist voor een goed georganiseerde estafetteloop

Een estafetteloop vraagt meer voorbereiding dan alleen teams inschrijven en een startschot geven. Je legt eerst de route, wisselpunten en veiligheidsmaatregelen vast en regelt daarna vrijwilligers, tijdregistratie en deelnemersinformatie. In de laatste week draait alles om controle: het weer, de definitieve deelnemerslijst, leveringen en de verdeling van materialen. Met deze checklist zie je welke onderdelen je wanneer moet regelen, zodat op de wedstrijddag elk wisselpunt en elke oversteek bemand is.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Veiligheidsplan opstellen

    2 personen

  • Route op risico's controleren

    3 personen

  • Oversteekpunten bepalen

    2 personen

  • Start- en wisselpunten bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • EHBO-vrijwilligers bevestigen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Teams indelen

    2 personen

  • Startlijst opstellen

    2 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Routekaart maken

    2 personen

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • Leveringen bevestigen

  • Weersverwachting controleren

  • Definitieve deelnemerslijst maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Routepijlen voorbereiden

    2 personen

  • EHBO-tassen controleren

    2 personen

  • Prijzen en medailles klaarleggen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Route opnieuw inspecteren

    3 personen

  • Startterrein afzetten

    3 personen

  • Wisselpunten inrichten

    6 personen

  • Finishterrein inrichten

    4 personen

  • Partytenten opzetten

    4 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    4 personen

  • Inschrijving inrichten

    3 personen

  • Tijdregistratie testen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Teams aanmelden

    3 personen

  • Route-instructies geven

    2 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Deelnemers naar start begeleiden

    3 personen

  • Estafetteloop starten

    3 personen

  • Wisselpunten bemannen

    6 personen

  • Oversteekpunten bemannen

    4 personen

  • Tijden registreren

    2 personen

  • Deelnemers aanmoedigen

    4 personen

  • Water uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Fruit en snacks serveren

    3 personen

  • Finish registreren

    3 personen

  • Eindklassement controleren

    2 personen

  • Uitslag bekendmaken

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    3 personen

  • Laatste deelnemers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Wisselpunten afbreken

    6 personen

  • Start- en finishterrein afbreken

    5 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    4 personen

  • Materialen sorteren

    3 personen

  • Tijdregistratie veilig opslaan

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Uitslag naar deelnemers sturen

  • Verloren voorwerpen afhandelen

  • Restanten opbergen

    2 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Biertafelsaantal 4
  • Vlaggenstandaardsaantal 6

Sportmateriaal

  • Estafettestokjesaantal 30
  • Pionnenaantal 40
  • Markeerlintenaantal 12
  • Startnummersaantal 150
  • Startnummerbandenaantal 150
  • Routepijlenaantal 60
  • Afzetlintaantal 10
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Tijdregistratieklokkenaantal 4
  • Stopwatchesaantal 8
  • Klembordenaantal 12
  • Routekaartenaantal 30
  • Fluitjesaantal 12
  • Reflectiehesjesaantal 20
  • Parcoursbordjesaantal 15

Apparatuur

  • Megafoonaantal 2
  • Mobiele telefoonsaantal 8
  • Powerbanksaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Draagbare speakersaantal 2
  • Laptop
  • Printer

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtslingersaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 200
  • Herbruikbare bordenaantal 150
  • Herbruikbaar bestekaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Serveerschalenaantal 12
  • Schenkkannenaantal 8

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Handdoekenaantal 12
  • Koelelementenaantal 24

Decoratie

  • Startfinishbanier
  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Teamtafellabelsaantal 30
  • Podiumlintenaantal 3

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemaantal 3
  • Blikaantal 3
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Afwasteiltjesaantal 3

EHBO

  • EHBO-koffersaantal 3
  • Isolatiedekensaantal 10
  • Wegwerphandschoenenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg start-, wissel- en oversteekpunten vast voordat je de routekaart maakt. Controleer de route daarna opnieuw op druk verkeer, smalle doorgangen en plekken waar routepijlen of afzetlint nodig zijn.
  • Wacht niet met vrijwilligers werven tot de inschrijving sluit. Plan per oversteekpunt en wisselpunt minimaal één aanspreekpunt en bevestig EHBO-vrijwilligers uiterlijk in de laatste week.
  • Stuur deelnemersinformatie zodra teams zijn ingedeeld. Vermeld starttijd, verzamelplek, route, wisselregels, contactnummer en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.
  • Maak naast een startlijst ook een apart vrijwilligersrooster. Geef iedere vrijwilliger een telefoonnummer, locatie, begintijd en duidelijke taak; gebruik mobiele telefoons en powerbanks als communicatie achteraf lastig is.
  • Sorteer startnummers, banden, estafettestokjes en routekaarten per team of startgroep. Test tijdregistratieklokken, stopwatches, megafoon en verlichting uiterlijk de dag vóór de loop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een estafetteloop organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locatie en vergunningen. Reserveer daarna tijd voor inschrijvingen, vrijwilligers, veiligheidscontrole en het maken van de startlijst.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een estafetteloop?
Reken op minimaal één vrijwilliger per oversteekpunt en wisselpunt, plus een coördinator, startbegeleiding en EHBO. Tel daar 10 tot 15 procent reserve bij op voor afmeldingen op de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de route van een estafetteloop controleren?
Controleer de route bij het vastleggen en opnieuw 1 tot 2 weken voor de start. Loop of fiets alle oversteekpunten, wisselzones en risicoplekken na en pas de routekaart en bewegwijzering aan.
Wat moet ik de dag voor een estafetteloop klaarzetten?
Maak de definitieve deelnemerslijst, sorteer startnummers en verzamel alle materialen op één uitgiftepunt. Test bovendien de tijdregistratie, communicatie, verlichting en eventuele stroomaansluitingen uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.