Organiser un Relais de SUP sans rien oublier

Un Relais de SUP demande de coordonner les inscriptions, les équipes, le parcours nautique et la sécurité avant de penser à l’accueil du public. Cette checklist de 65 tâches et 56 fournitures suit l’organisation dans l’ordre : réservation, préparation sportive, briefing, installation et ravitaillement. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les pagaies de rechange, les besoins alimentaires, les autorisations ou les batteries pour la sonorisation. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Établir le tableau de départ
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier le parcours nautique
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel de SUP
3 personnes
Vérifier techniquement le matériel
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer le planning du match
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Balisage de la zone de compétition
3 personnes
Installer les bouées et les points de virage
3 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les pagaies et les gilets de sauvetage
3 personnes
Vérifier l’ajustement du matériel
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Lancer le premier relais
3 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Gérer les zones de transition
4 personnes
Surveiller la sécurité dans l’eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Collecter les gobelets utilisés
2 personnes
Annoncer les finalistes
Préparer la finale
3 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Sortir les SUP de l’eau
4 personnes
Rincer le matériel de SUP
3 personnes
Ranger les bouées et les lignes
3 personnes
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les matériaux de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Planches de SUPqté 12
Pagaies de SUPqté 16
Leashes SUPqté 16
Gilets de sauvetageqté 20
Pagaies de rechangeqté 4
Bouées de compétitionqté 8
Lignes d’ancrageqté 8
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Bouées de sauvetageqté 3
Hameçons de lancerqté 2
Siffletsqté 6
Chasubles d’équipeqté 60
Numéros de départqté 60
Cônesqté 24
Chronomètresqté 4
Sacs étanchesqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Barrières de sécuritéqté 12

Équipement

Enceinte sur batterie
Micro sans fil
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes sur batterieqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Présentoir de prix sans podium
Prix et médaillesqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Étendoirsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription au moins 4 semaines avant le Relais de SUP et fixe une date limite précise. Demande dès le départ les besoins alimentaires et le niveau de pratique de chaque participant.
Forme les équipes après la clôture des inscriptions, puis prépare le tableau de départ et les numéros de course au moins 7 jours avant l’épreuve. Cela laisse le temps de corriger les doublons et les désistements.
Vérifie le parcours nautique, les autorisations et le plan de sécurité au minimum 2 semaines à l’avance. Contrôle aussi l’emplacement des bouées, des lignes de départ et d’arrivée ainsi que l’accès des secours.
Teste tout le matériel de SUP la veille : planches, pagaies, leashes, gilets de sauvetage et pagaies de rechange. Le jour même, garde les équipements de secours et les sacs étanches dans une caisse clairement identifiée.
Prépare l’installation au moins 2 heures avant l’accueil : tentes, tables, bureau d’inscription, balisage et zone de compétition. Mets les boissons au frais et vérifie les batteries de l’enceinte, du micro et du mégaphone avant le briefing.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un Relais de SUP ?: Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant la course et clôture-les environ 7 jours avant le départ. Ce délai permet de former les équipes, de recueillir les informations alimentaires et d’établir le tableau de départ.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un Relais de SUP ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tentes, les tables, le bureau d’inscription et le balisage. Ajoute 30 minutes pour tester la sonorisation, les chronomètres et les communications avant l’arrivée des participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un Relais de SUP ?: La veille, contrôle chaque planche, pagaie, leash et gilet de sauvetage, puis vérifie les pagaies de rechange et les bouées. Confirme aussi les livraisons, les prévisions météo, le traiteur et la liste des courses.
Combien de boissons prévoir pour un Relais de SUP ?: Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adapte la quantité à la durée de l’épreuve et à la météo. Garde une réserve supplémentaire pour les bénévoles et les changements de parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.