SUP-estafette organiseren: checklist van voorbereiding tot finish
Een SUP-estafette vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en peddels klaarleggen. Je moet deelnemers op tijd indelen, de waterroute controleren en vooraf bepalen hoe je veiligheid en wissels regelt. Reserveer de locatie en controleer vergunningen ruim voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om materiaal, startnummers, weersverwachting en duidelijke deelnemersinformatie. Deze checklist volgt de praktische volgorde van eerste aanmelding tot afbouw op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Startindeling maken
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Waterroute controleren
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
SUP-materiaal ophalen
3 personen
Materiaal technisch controleren
3 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en tenten plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Wedstrijdzone afzetten
3 personen
Boeien en keerpunten leggen
3 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Peddels en zwemvesten uitgeven
3 personen
Materiaal pasvorm controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Eerste estafette starten
3 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Wisselzones begeleiden
4 personen
Waterveiligheid bewaken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gebruikte bekers inzamelen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale voorbereiden
3 personen
Finale begeleiden
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondcatering serveren
3 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
SUPs uit het water halen
4 personen
SUP-materiaal afspoelen
3 personen
Boeien en lijnen opruimen
3 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Materiaal droog opslaan
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Borgmaterialen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- SUP-boardsaantal 12
- SUP-peddelsaantal 16
- SUP-leashesaantal 16
- Zwemvestenaantal 20
- Reservepeddelsaantal 4
- Wedstrijdboeienaantal 8
- Ankerlijnenaantal 8
- Startlijn
- Finishlijn
- Reddingsboeienaantal 3
- Werphakenaantal 2
- Fluitjesaantal 6
- Teamhesjesaantal 60
- Startnummersaantal 60
- Pionnenaantal 24
- Stopwatchesaantal 4
- Waterdichte tassenaantal 6
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
- Afzethekkenaantal 12
Apparatuur
- Accuspeaker
- Draadloze microfoon
- Megaphone
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Acculampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Schenkkannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Voedselbakkenaantal 12
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Decoratie
- Podiumvrije prijsstandaard
- Prijzen en medaillesaantal 12
- Teamvlaggenaantal 12
- Routebordenaantal 10
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Afwasteilenaantal 3
- Wasrekkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de teamindeling pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de estafette, met startindeling, route, tijdstip en wat ze zelf moeten meenemen.
- Controleer de waterroute minimaal 1 week vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Leg start- en finishlijn, wedstrijdboeien en ankerlijnen vast en zet de wedstrijdzone met pionnen of afzethekken duidelijk af.
- Doe de technische controle van boards, peddels, leashes en zwemvesten uiterlijk de dag vóór de race. Leg reservepeddels, reddingsboeien, werphaken en fluitjes apart op een plek die de veiligheidsploeg direct kan bereiken.
- Richt de inschrijfbalie zo in dat deelnemers in minder dan 2 minuten hun startnummer en teamhesje krijgen. Gebruik waterdichte tassen voor documenten en stopwatches, en test microfoon, megaphone, speaker en powerbanks vóór de briefing.
- Regel catering en beschutting niet pas op de wedstrijddag. Zet partytenten, tafels en stoelen vooraf in de indeling, zet dranken op tijd koud en bereid hapjes zo dat deelnemers na hun heat snel iets kunnen pakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-estafette organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, vergunningen en uitnodigingen. Plan de route- en veiligheidscontrole uiterlijk 1 week voor de estafette en bevestig leveringen in de laatste 3 dagen.
- Hoeveel SUP-boards heb ik nodig voor een estafette?
- Dat hangt af van het aantal teams en de afgesproken wisselvorm. Reken minimaal 1 board per gelijktijdige deelnemer op het water en houd daarnaast 1 of 2 reserveboards achter de hand als materiaal uitvalt.
- Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een SUP-estafette?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de estafette. Neem bij wind, onweer of snel veranderende omstandigheden een vooraf uitgewerkt alternatief of uitstelbesluit.
- Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?
- Controleer vóór de ontvangst van deelnemers eerst de waterroute, afzetting en veiligheidsmiddelen. Test daarna de geluidsapparatuur, leg startnummers en teamhesjes klaar en controleer of boards, leashes en zwemvesten compleet zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!