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Schwimmstaffel organisieren: die Checkliste für den Wettkampftag

Eine Schwimmstaffel braucht mehr Vorbereitung als nur Bahnen und Startzeiten. Du legst zuerst Format, Sicherheitsregeln und Zuständigkeiten fest, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Danach teilst du Teams ein, planst Startreihenfolge und Verpflegung und prüfst Sport- und Veranstaltungsmaterial. Am Wettkampftag zählen klare Wege: Anmeldung, Umkleiden, Beckenrand, Catering und Erste-Hilfe-Bereich sollten mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start bereit sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Schwimmbad reservieren

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Sicherheitsregeln erstellen

    2 Personen

  • Offizielle und Aufsichtspersonen festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Teilnehmerinformationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Startreihenfolge erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Poolregeln abstimmen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Preise und Medaillen abholen

  • Wettkampfformulare drucken

  • Teilnehmerausweise bereitlegen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

  • Ort und Zugang bestätigen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Wettkampfmaterialien bereitlegen

    3 Personen

  • Bahnaufteilung kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterial prüfen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Preise ausstellen

  • Volunteer-Briefing geben

    3 Personen

Event

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Letzte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmer zu den Umkleideräumen weisen

    2 Personen

  • Eröffnungsbriefing geben

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Erste Wettkampfrunde betreuen

    8 Personen

  • Ergebnisse erfassen

    3 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Umkleiden zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Zweite Wettkampfrunde begleiten

    8 Personen

  • Die dritte Wettkampfrunde begleiten

    8 Personen

  • Pausenraum sauber halten

    2 Personen

  • Finale vorbereiten

    3 Personen

  • Finalen betreuen

    8 Personen

  • Endergebnisse kontrollieren

    3 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Verabschiedung und Informationen geben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Bereich rund um den Pool reinigen

    3 Personen

  • Umkleiden kontrollieren

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Ergebnisse digital versenden

  • Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • KlappischeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • StaffelstäbeAnz. 12
  • BahnenAnz. 8
  • WettkampfschwimmbrillenAnz. 6
  • KegelAnz. 20
  • StartnummernAnz. 80
  • StartblöckeAnz. 8
  • PfeifenAnz. 8
  • StoppuhrenAnz. 8
  • RettungsringeAnz. 2
  • RettungsleinenAnz. 2
  • Rutschfeste MattenAnz. 10
  • HandtücherAnz. 30

Ausstattung

  • Laptop
  • Drucker
  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosensicherungAnz. 4
  • Digitale Uhr
  • FunkgeräteAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ThermohandschuheAnz. 2

Catering

  • Mülleimer-LabelsAnz. 12
  • KaffeefilterAnz. 100
  • ServiettenAnz. 300
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • Wettkampf-BannerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 10
  • MedaillenAnz. 30
  • Becher für GewinnerAnz. 6

Reinigung

  • WischmopsAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das Schwimmbad früh und bestätige spätestens 14 Tage vorher Zugang, Beckenzeiten, Poolregeln und die verfügbare Aufsicht. Kläre dabei auch, wann Aufbau und Abbau erlaubt sind.
  • Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Staffel. Dann bleiben dir mehrere Tage, um Ernährungswünsche zu erfassen, Teams einzuteilen, Startnummern vorzubereiten und die Startreihenfolge zu erstellen.
  • Plane pro Team eine verantwortliche Ansprechperson und weise Freiwillige vor Beginn konkret ein. Für Anmeldung, Zeitnahme, Beckenaufsicht, Catering und Sicherheit sollte jeweils eine zuständige Person benannt sein.
  • Drucke Wettkampfformulare und Teilnehmerausweise nicht erst am Veranstaltungstag. Lege sie am Vorabend zusammen mit Stoppuhren, Pfeifen, Staffelstäben, Startblöcken und Funkgeräten in beschriftete Kisten.
  • Rechne für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Stelle Tische und Stühle auf, richte den Anmeldebereich ein, sichere Kabel, lege rutschfeste Matten aus und teste Beschallungsanlage, Mikrofone und digitale Uhr vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Schwimmstaffel planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Badreservierung, dem Wettkampfformat und den Sicherheitsregeln. Öffne die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und schließe sie rund 7 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Schwimmstaffel?
Plane für Aufbau und Technikprüfung 60 bis 90 Minuten ein. Wenn Tische, Stühle, Catering, Anmeldebereich und Sportmaterial an verschiedenen Stellen bereitgestellt werden, sind 90 Minuten realistischer.
Wann teile ich die Teams für die Schwimmstaffel ein?
Teile die Teams nach Anmeldeschluss ein, am besten 5 bis 7 Tage vor dem Wettkampf. So kannst du Ernährungswünsche, verfügbare Bahnen und die Startreihenfolge noch berücksichtigen.
Was muss bei einer Schwimmstaffel zur Sicherheit bereitliegen?
Lege Rettungsringe, Rettungsleinen, rutschfeste Matten und Pfeifen am Beckenrand bereit. Bestimme außerdem vor dem Einlass die Aufsichtspersonen und führe mindestens 30 Minuten vor dem ersten Start ein Sicherheitsbriefing durch.

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