Réception du Nouvel An : la checklist d’organisation

Une réception du Nouvel An se prépare en plusieurs étapes, surtout si les invités doivent confirmer leur présence et signaler leurs besoins alimentaires. Commence par réserver la salle, fixer le déroulé et envoyer les invitations, puis ajuste le traiteur et le matériel au nombre définitif de participants. Les dernières heures servent à refroidir les boissons, installer le buffet, tester le son et préparer l’accueil. Cette checklist regroupe les 48 tâches et les 38 fournitures du plan, dans l’ordre où elles sont généralement utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
Réserver le matériel de location
Préparer le programme et le texte de bienvenue
Composer la sélection musicale
Vérifier définitivement les inscriptions
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer les points de boisson
2 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer le vœu de Nouvel An
Servir le toast
3 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Éteindre l’équipement
Démonter l’éclairage
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Renvoyer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à champagneqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Louchesqté 10

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 5
Glacièresqté 4
Pincesqté 6
Plateauxqté 5

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Pilesqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Décoration du Nouvel Anqté 6
Vasesqté 6
Fleurs artificiellesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Bougies LEDqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Raclettes de solqté 2

Conseils

Fixe une date limite de réponse au moins 10 à 14 jours avant la réception. Tu auras ainsi le temps de vérifier les inscriptions, de recueillir les allergies et d’ajuster les quantités du traiteur.
Prévois les boissons séparément du buffet : compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis adapte selon la durée et le profil des invités. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée.
Garde une marge pour le matériel de salle : vérifie les tables, chaises, portants et poubelles dès la réservation, puis confirme la location au plus tard 7 jours avant l’événement.
Réserve les 60 dernières minutes avant l’accueil à l’installation visible : tables du buffet, vaisselle, étiquettes d’allergènes, amuse-bouches et points de boisson. Les détails oubliés à ce moment-là sont difficiles à corriger après l’arrivée des invités.
Teste la musique, l’éclairage et le microphone avant l’ouverture des portes, avec les rallonges, multiprises et piles nécessaires à portée de main. Prépare aussi le texte de bienvenue et la table d’accueil avant le premier invité.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la réception. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le traiteur, les besoins alimentaires et la disposition de la salle.
Combien de boissons prévoir pour une réception du Nouvel An ?: Pour la première heure, prévois environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 verre par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau et une option sans alcool, et refroidis les boissons plusieurs heures avant le début.
Quand installer la salle pour la réception du Nouvel An ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, la vaisselle et les points de boisson. Fais les tests de musique, d’éclairage et de microphone dans les 60 dernières minutes avant l’accueil.
Quand confirmer le nombre de convives au traiteur ?: Confirme le nombre définitif et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant la réception, après la vérification finale des inscriptions. Garde une petite marge uniquement si le traiteur l’accepte.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.