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Neujahrsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Vorbereitung: Gäste anmelden, Ernährungswünsche erfassen, Cateringmengen festlegen und den Raum passend einrichten. Plane außerdem Gläser, Kühlung, Kaffee, Technik und einen klaren Empfangsbereich ein. Die letzten Stunden gehören nicht mehr der Organisation, sondern dem Aufbau und den Kontrollen vor dem Eintreffen der Gäste. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Leihmaterialien reservieren

  • Programm und Begrüßungstext erstellen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Anmeldungen endgültig prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks prüfen

  • Ort und Schlüssel kontrollieren

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Getränkestationen aufstellen

    2 Personen

  • Allergenkarten aufstellen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Neujahrsgruß ankündigen

  • Toast servieren

    3 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Leihmaterialien zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • WeingläserAnz. 60
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 5
  • KühlboxenAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • TablettsAnz. 5

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon
  • BatterienAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • NeujahrsdekorationAnz. 6
  • VasenAnz. 6
  • KunstblumenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-KerzenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • BodenabzieherAnz. 2

Tipps

  • Lege die Cateringmenge erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Rechne pro Gast mit mehreren kleinen Häppchen und plane zusätzliche Portionen für Nachzügler ein.
  • Reserviere Leihmaterialien frühzeitig, besonders Tische, Stühle, Buffetische, Gläser und Kaffeemaschinen. Prüfe spätestens eine Woche vorher, ob alles bestätigt ist und wann die Lieferung erfolgt.
  • Teile den Raum in Empfang, Garderobe, Getränke, Buffet und Sitzbereiche auf. Stelle Getränkestationen so auf, dass sich am Empfangstisch und vor dem Buffet keine Schlangen bilden.
  • Kühle Getränke nicht erst kurz vor Beginn. Stelle Champagner- und Weingläser, Wassergläser sowie Kaffeeausstattung getrennt bereit und kontrolliere am Veranstaltungstag, ob genügend Geschirr und Besteck vorhanden sind.
  • Teste Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher, Beleuchtung und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Lege Ersatzbatterien bereit und plane mindestens 60 Minuten für Lüften, Tischaufbau, Buffet und Dekoration ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Neujahrsempfang planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und den Einladungen. Die endgültige Gästezahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen sollten 7 bis 10 Tage vor dem Empfang feststehen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Neujahrsempfangs?
Plane für einen Raum mit Tischen, Buffet, Getränkestationen und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Lüften, Schlüsselkontrolle und Techniktest sollten spätestens 60 Minuten vor dem Empfang abgeschlossen sein.
Wie viele Gläser brauche ich für einen Neujahrsempfang?
Plane pro Gast mindestens ein Wasserglas und ein Weinglas ein; Champagnergläser kommen je nach Ablauf zusätzlich dazu. Bei einem Empfang von mehr als 2 Stunden sind 10 bis 20 Prozent Reserve sinnvoll, damit benutzte Gläser nicht sofort gespült werden müssen.
Wann soll ich die Getränke für den Neujahrsempfang kühlen?
Kühle Wein, Wasser und andere kalte Getränke mindestens 4 bis 6 Stunden vorher. Kontrolliere die Getränkestationen etwa 30 Minuten vor Beginn und stelle erst dann die benötigte Menge nach draußen.

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