Checklist pour organiser une randonnée sans oubli
Une randonnée bien organisée se joue avant l’arrivée des participants : le parcours doit être vérifié, les autorisations anticipées et les bénévoles affectés à des postes précis. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’inscription jusqu’au démontage du départ et de l’arrivée. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les toilettes, le balisage, les besoins alimentaires et le matériel de premiers secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Choisir et re-mesurer le parcours
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Informer la commune et les propriétaires fonciers
Prévoir le point de départ et les toilettes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la carte du parcours et la liste des participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer l’affectation des bénévoles
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer les packs participants
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Emballer le matériel par envoi postal
2 personnes
Événement
Installer le site de départ et d’arrivée
5 personnes
Balisage du parcours
4 personnes
Aménager les postes de repos
4 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Tenir la table d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l'itinéraire et les participants restés en arrière
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Informer les participants de l’heure de fin
Suivi
Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes
Démonter le matériel
5 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les participants et les bénévoles
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaises pliantesqté 12
- Nappesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Talkies-walkiesqté 6
Matériel de parcours
- Panneaux de directionqté 40
- Flèches de directionqté 60
- Ruban de balisageqté 4
- Gilets pour bénévolesqté 12
- Supports de cartes de parcoursqté 12
- Piquetsqté 20
- Cônesqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Marqueursqté 12
- Marqueurs indélébilesqté 6
- Stylosqté 30
- Étiquettes nominativesqté 100
- Numéros de départqté 80
- Panneaux d’affichageqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Thermosqté 6
- Pichets de serviceqté 6
- Plateauxqté 6
- Pincesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Louchesqté 6
- Pains de glaceqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Couvertures réfléchissantesqté 4
- Gants de travailqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Balaisqté 2
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Re mesurez le parcours après toute modification et vérifiez chaque zone à risque avant de préparer la carte définitive. Prévoyez aussi une solution si un passage devient impraticable le jour de la randonnée.
- Contactez la commune et les propriétaires fonciers plusieurs semaines avant la date prévue. Sans cet accord, un parcours pourtant prêt peut devoir être modifié à la dernière minute.
- Affectez les bénévoles au moins quelques jours avant l’événement et donnez-leur un briefing sur place avant le départ. Prévoyez des gilets et des talkies-walkies pour les postes éloignés ou difficiles à joindre.
- Préparez les inscriptions, les cartes, les numéros de départ et les packs participants la veille. À la table d’accueil, gardez des stylos, des marqueurs indélébiles et des presse-papiers en réserve : ce sont les petits articles qui manquent le plus vite.
- Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Installez les tables, la tente, les glacières et les postes de repos en tenant compte du vent, de la pluie et de l’accès aux rallonges électriques.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une randonnée ?
- Commencez la préparation du parcours et des autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la randonnée. Les invitations et le formulaire d’inscription peuvent ensuite être ouverts environ 3 à 4 semaines avant le départ.
- Quand faut-il baliser le parcours d’une randonnée ?
- Effectuez le balisage le jour précédent si les marques peuvent rester en place sans risque, puis contrôlez tout le parcours le matin même. Comptez au minimum 2 à 3 heures pour vérifier les flèches, panneaux, rubans et piquets.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser une randonnée ?
- Prévoyez au moins 1 bénévole pour la table d’inscription, 1 responsable du départ et 1 personne par poste de repos ou zone sensible. Pour une randonnée avec plusieurs points de contrôle, ajoutez une personne volante capable de remplacer un bénévole absent.
- Quand rappeler les participants inscrits à une randonnée ?
- Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’événement avec l’heure et le lieu de départ, le parcours, les consignes et les éventuels besoins alimentaires signalés. Un dernier contrôle des inscriptions le matin même évite les doublons et les erreurs de numéro.
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