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Wanderung organisieren: Was du wann erledigen musst

Bei einer organisierten Wanderung entscheidet nicht nur die Route über den Ablauf. Du brauchst frühzeitig eine sichere Strecke, einen Start- und Zielbereich, Helfer, Anmeldungen und eine belastbare Verpflegungsplanung. Besonders oft werden Toiletten, Genehmigungen und die Kennzeichnung der Strecke zu spät bedacht. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenprüfung bis zur Registrierung der Teilnehmenden am Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route auswählen und nachmessen

    2 Personen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Gemeinde und Grundstückseigentümer informieren

  • Startort und Toiletten organisieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Routenkarte und Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einteilung der Freiwilligen bestätigen

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenpläne drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Materialien per Post verpacken

    2 Personen

Event

  • Start- und Zielbereich aufbauen

    5 Personen

  • Route ausschildern

    4 Personen

  • Ruheposten einrichten

    4 Personen

  • Volunteer-Briefing geben

    2 Personen

  • Anmeldetisch besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startanweisungen geben

    2 Personen

  • Wandergruppen losziehen lassen

    3 Personen

  • Streckenposten besetzen

    8 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Route und Verbliebene prüfen

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Zielankömmlinge registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Teilnehmer über die Endzeit informieren

Nachbereitung

  • Wegweiser sammeln

    4 Personen

  • Materialien abbauen

    5 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmer und Freiwillige bedanken

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 6

Routenmaterial

  • WegweiserAnz. 40
  • WegweiserAnz. 60
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Westen für FreiwilligeAnz. 12
  • StreckenkaartenhalterAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 20
  • KegelAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • MarkerAnz. 12
  • Wasserfeste StifteAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • StartnummernAnz. 80
  • PinnwändeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • ThermoskannenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6
  • TablettsAnz. 6
  • ZangenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • RettungsdeckenAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Miss die geplante Strecke frühzeitig nach und prüfe sie zusätzlich auf Gefahrenstellen, unklare Abzweigungen und schlecht begehbare Abschnitte. Änderungen lassen sich mehrere Wochen vor dem Termin leichter einarbeiten als am Vortag.
  • Informiere Gemeinde und Grundstückseigentümer, sobald Route und Startort feststehen. Plane für Rückmeldungen mindestens 2 bis 3 Wochen ein, bevor du Einladungen endgültig verschickst.
  • Setze die Anmeldung nicht erst kurz vor dem Start auf. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und drucke Teilnehmerliste, Startnummern und Routenpläne spätestens am Vortag.
  • Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für Ruheposten, Streckenmarkierung und Einweisung brauchst du feste Zuständigkeiten. Bestätige die Einteilung spätestens 2 Tage vorher und gib allen ein kurzes Briefing.
  • Prüfe am Vortag Wetter, Erste-Hilfe-Material und die komplette Ausstattung. Wasser, Becher, Kühlboxen, Funkgeräte und wasserfeste Stifte fehlen besonders leicht, wenn sie auf mehrere Abholorte verteilt sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Wanderung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Die letzten 7 Tage nutzt du für Einkäufe, Drucksachen, Teilnehmerpakete und die Helfer-Einteilung.
Wie viele Helfer braucht man für eine organisierte Wanderung?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für Anmeldung und Start, 1 für den Zielbereich sowie zusätzliche Helfer für Ruheposten und Streckenabschnitte ein. Die genaue Zahl hängt von der Route und der Anzahl der Teilnehmenden ab.
Wann sollte man die Wettervorhersage für eine Wanderung prüfen?
Prüfe die Vorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Morgen des Wandertags. Bei Gewitter, Sturm oder starkem Regen solltest du Sicherheitsmaßnahmen und Hinweise an die Teilnehmenden kurzfristig anpassen.
Was muss am Start einer Wanderung bereitliegen?
Am Start brauchst du unter anderem Anmeldetisch, Teilnehmerliste, Startnummern, Routenpläne, Namensaufkleber, Stifte und Erste-Hilfe-Material. Baue den Bereich mindestens 60 Minuten vor der geplanten Registrierung auf.

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