Wandeltocht organiseren: checklist van route tot finish

Een wandeltocht organiseren begint niet bij de starttafel, maar bij een route die je hebt nagelopen en veilig kunt uitleggen. Daarna regel je toestemming, toiletten, vrijwilligers en inschrijvingen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je de 41 taken in de juiste volgorde af te werken. Je ziet ook welke materialen vaak te laat worden gecontroleerd, zoals routepijlen, portofoons, EHBO-materiaal en verlengkabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route kiezen en nameten
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Gemeente en grondeigenaren informeren
Startlocatie en toiletten regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Vrijwilligersindeling bevestigen
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten afdrukken
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Materialen per post verpakken
2 personen

Event

Start- en finishlocatie opbouwen
5 personen
Route bewegwijzeren
4 personen
Rustposten inrichten
4 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Inschrijftafel bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startinstructies geven
2 personen
Wandelgroepen laten vertrekken
3 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route en achterblijvers controleren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Finishdeelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Deelnemers informeren over eindtijd

Nazorg

Routebordjes verzamelen
4 personen
Materialen afbreken
5 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers en vrijwilligers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Portofoonsaantal 6

Routebenodigdheden

Pijlbordjesaantal 40
Routepijlenaantal 60
Afzetlintaantal 4
Hesjes voor vrijwilligersaantal 12
Routekaarthoudersaantal 12
Prikpalenaantal 20
Pionnenaantal 20
Klembordenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Startnummersaantal 80
Prikbordenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Tangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Reflecterende dekensaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemsaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Meet de route minstens 4 weken vooraf na en noteer kruisingen, smalle doorgangen en rustpunten. Controleer daarna opnieuw of de routepijlen, pionnen en afzetlint op alle lastige plekken zichtbaar kunnen worden geplaatst.
Regel toestemming bij gemeente en grondeigenaren zodra de route vaststaat, bij voorkeur minimaal 6 weken voor de wandeltocht. Reserveer tegelijk de startlocatie en controleer of daar voldoende toiletten en stroompunten zijn.
Plan vrijwilligers niet alleen voor de start en finish, maar ook voor rustposten en routecontrole. Bevestig de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf en geef iedereen een hesje, portofoon of duidelijk klembord met instructies.
Verwerk dieetwensen voordat je boodschappen doet en maak deelnemerspakketten pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Leg routekaarten, startnummers, naamstickers en pennen per post klaar, zodat de inschrijftafel niet hoeft te zoeken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de route bewegwijzert en wie controleert of alles weer wordt opgehaald. Test op de opbouwdag ook koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen, stekkerdozen en verlengkabels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan is er tijd om de route te meten, toestemming te regelen, vrijwilligers te vinden en deelnemers uit te nodigen.
Wanneer moet ik de route van een wandeltocht controleren?: Meet en controleer de route minimaal 4 weken vooraf. Loop of fiets hem daarnaast 2 tot 3 dagen voor de tocht nogmaals na, zodat tijdelijke afsluitingen of onveilige punten niet worden gemist.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 bij de start en finish en 1 per rustpost. Voeg bij drukke kruisingen of groepen vanaf ongeveer 50 deelnemers extra routebegeleiders toe.
Wanneer moet ik deelnemers aan een wandeltocht herinneren?: Stuur de praktische herinnering 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, startlocatie, routeafstand, weersadvies, wat deelnemers zelf meenemen en eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.