Checklist pour organiser un quiz de pub

Un quiz de pub réussi repose autant sur la préparation que sur les questions. Il faut réserver un lieu adapté, prévoir des équipes équilibrées et tester toute la technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre : inscriptions, quiz, repas, matériel et installation. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les feuilles de score, les stylos ou la copie du quiz sur une clé USB.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les manches du quiz et le thème
2 personnes
Réserver le lieu
Rédiger les questions du quiz
3 personnes
Préparer les réponses et la feuille de score
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer les équipes et le plan de table
2 personnes
Définir le jury et l’animateur
Acheter les prix
Finaliser le fichier du quiz
2 personnes
Mettre le fichier du quiz sur USB
Imprimer les feuilles de réponses
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Préparer les cartes d’équipe
2 personnes
Emballer les prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table du quiz
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la présentation du quiz
2 personnes
Préparer les feuilles de réponses
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Accompagner les équipes aux tables
2 personnes
Expliquer les règles du quiz
Présenter les manches du quiz
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les réponses
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Annoncer les classements intermédiaires
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Porte-manteau

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Glacièresqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Couverts de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Porte-cartes de l’équipeqté 15
Guirlandesqté 6

Papeterie

Feuilles de réponsesqté 250
Feuilles de scoreqté 30
Sets de stylosqté 20
Cartes d'équipeqté 20
Classeur de présentation
Blocs-notesqté 15
Marqueursqté 6
Ruban adhésifqté 3
Enveloppesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Prixqté 3
Courses

Conseils

Finalisez les manches, le thème et les questions au moins 7 jours avant la soirée. Préparez en même temps les réponses et la feuille de score pour éviter les corrections improvisées.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez alors composer les équipes, organiser le plan de table et tenir compte des besoins alimentaires.
Préparez une copie du fichier du quiz sur une clé USB le jour précédent. Gardez aussi l’ordinateur chargé et vérifiez que le format s’affiche correctement avec le projecteur.
Imprimez les feuilles de réponses, les feuilles de score et les cartes d’équipe avec une marge d’au moins 10 % par rapport au nombre attendu de participants. Prévoyez également des stylos en réserve.
Ouvrez le lieu 90 minutes avant le début. Installez les tables, les chaises, la table du quiz et la sonorisation, puis testez la présentation, le câble HDMI, le microphone et les haut-parleurs avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un quiz de pub ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser les questions, les réponses, les prix et le matériel.
Quand faut-il préparer les équipes pour un quiz de pub ?: Composez les équipes 3 à 5 jours avant la soirée, une fois les inscriptions presque closes. Préparez ensuite les cartes d’équipe et le plan de table afin de pouvoir accueillir les participants rapidement.
Quel matériel faut-il tester avant un quiz de pub ?: Testez au minimum l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les haut-parleurs et le microphone. Faites un essai complet 90 minutes avant le début et gardez une copie du quiz sur une clé USB.
Combien de feuilles et de stylos prévoir pour un quiz ?: Prévoyez une feuille de réponses par manche et une feuille de score par équipe, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires. Ajoutez au moins un jeu de stylos de secours par table pour remplacer ceux qui disparaissent.

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