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Dorfrundgang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorfrundgang braucht mehr Vorbereitung als nur eine schöne Strecke. Du musst Start und Ziel sichern, die Route prüfen, Genehmigungen klären und Anmeldungen so erfassen, dass Diätwünsche und Einschränkungen nicht verloren gehen. Plane außerdem Helfer für Anmeldung, Wegweisung und Betreuung ein. Am Veranstaltungstag müssen Routenmaterial, Sicherheitsausrüstung, Sitzplätze sowie Suppe, Brot, Kaffee und Getränke rechtzeitig bereitstehen. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Strecke und Rastpunkte festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Eventinformationen und Einladung erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Diätwünsche und Einschränkungen erfassen

  • Teilnehmerbestätigung versenden

  • Freiwillige einteilen

  • Routen-Genehmigungen prüfen

  • Wettervorhersage und Alternative prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Routenpfeile und Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterialien einpacken

  • Funkgeräte und Telefone aufladen

  • Suppe und Brotbelag vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Routenpfeile entlang der Route aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee- und Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Betreuer einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Routenpläne und Badges ausgeben

    2 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Spaziergang begleiten

    2 Personen

  • Nachhut begleiten

    2 Personen

  • Ruhebereiche besetzen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Suppe und Brotmahlzeit servieren

    4 Personen

  • Wegpfeile während des Events kontrollieren

    2 Personen

  • Abschluss und Dankeswort halten

Nachbereitung

  • Geschirr und Tische abräumen

    3 Personen

  • Routenpfeile und Schilder entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte und Möbel abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geschirr spülen und trocknen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10

Küche

  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 3
  • BrotkörbeAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • AnmeldetafelnAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 15
  • NamensschildhalterAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 8

Routenmaterial

  • RoutenpläneAnz. 80
  • WegweiserAnz. 35
  • InfotafelnAnz. 8
  • BodenankerAnz. 40
  • AbsperrkegelAnz. 20

Sicherheit

  • SicherheitswestenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • BatterielaternenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Rastpunkte und Start-Ziel-Ort zuerst fest. Prüfe die Route anschließend bei einem vollständigen Probelauf auf Gefahrenstellen und kläre notwendige Genehmigungen spätestens vier Wochen vor dem Rundgang.
  • Öffne die Anmeldung etwa drei bis vier Wochen vorher und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Diätwünsche und Einschränkungen. Verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens 3 Tage vor dem Termin.
  • Plane für jeweils 20 bis 25 Teilnehmende mindestens eine eingewiesene Betreuungsperson ein. Teile Helfer für Anmeldung, Rastpunkte, Route und Erste Hilfe spätestens eine Woche vorher ein.
  • Drucke Routenpläne, Teilnehmerlisten und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne bei 50 Teilnehmenden mit mindestens 5 zusätzlichen Exemplaren für Helfer, Änderungen und Verlust.
  • Bereite Suppe, Brotbelag, Kaffee und Getränke so vor, dass die erste Ausgabe direkt nach der Rückkehr beginnen kann. Stelle Partyzelte, Tische und Stühle mindestens 2 Stunden vor dem Start auf und lade Funkgeräte sowie Telefone vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Dorfrundgang organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Start- und Zielort sowie möglichen Genehmigungen. Die Anmeldung sollte etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin öffnen.
Wie viele Helfer braucht ein Dorfrundgang?
Plane mindestens eine Betreuungsperson pro 20 bis 25 Teilnehmende ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Anmeldung, Wegweisung, Rastpunkte und die Ausgabe von Essen und Getränken.
Wann sollte die Route für einen Dorfrundgang geprüft werden?
Prüfe die Strecke spätestens 2 Wochen vor dem Termin vollständig und kontrolliere sie am Vortag noch einmal. Bei Baustellen, schlechtem Wetter oder gesperrten Wegen brauchst du eine Alternative.
Was muss am Tag des Dorfrundgangs zuerst aufgebaut werden?
Beginne etwa 2 Stunden vor dem Start mit Partyzelten, Tischen, Stühlen, Anmeldetisch und Getränkestation. Danach stellst du Wegweiser auf, prüfst Funkgeräte und Erste-Hilfe-Material und weist die Betreuer ein.

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