Checklist pour organiser une promenade d’essai
Une promenade d’essai demande de coordonner un parcours, plusieurs arrêts de dégustation et l’accueil des participants. Commencez par sécuriser l’itinéraire et les réservations, puis ouvrez les inscriptions avant de confirmer les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à vérifier la météo, transmettre les horaires et préparer le matériel. Cette checklist rassemble les 44 tâches et les 35 fournitures du plan, dans l’ordre utile pour avancer sans laisser les détails au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et les arrêts de reconnaissance
2 personnes
Contacter les lieux de dégustation
2 personnes
Faire les réservations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Finaliser l'itinéraire
Consigner le menu de dégustation par étape
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Préparer les produits non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer les dégustations
4 personnes
Emballer séparément les alternatives alimentaires
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Monter le point de départ
3 personnes
Installer les arrêts de reconnaissance
6 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Informer les guides et les bénévoles
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Répartir les groupes de marche
2 personnes
Encadrer les groupes de marche
6 personnes
Servir les dégustations
6 personnes
Compléter les plats de dégustation
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Guider les participants vers l’arrivée
4 personnes
Servir la dégustation finale
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Démonter les étapes de dégustation
6 personnes
Ranger le point de départ
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les lieux
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 24
- Tables hautesqté 6
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 80
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Verres à vinqté 70
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 24
- Pinces de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 4
- Verres doseursqté 4
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Flèches de directionqté 30
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’arrêt de dégustationqté 6
- Braceletsqté 80
- Étiquettes nominativesqté 80
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs à vaisselleqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
- Seaux de toiletteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez l’itinéraire et les arrêts au moins 3 à 4 semaines avant la date, puis obtenez la confirmation de chaque lieu avant d’ouvrir les inscriptions.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant la promenade afin de vérifier les participants, les besoins alimentaires et les quantités pour chaque étape de dégustation.
- Envoyez les informations pratiques au plus tard 48 heures avant le départ : adresse, heure de rendez-vous, durée prévue, arrêts et consignes liées à la météo.
- Préparez séparément les alternatives alimentaires et étiquetez-les clairement. Cela évite de chercher une solution au moment du service, surtout lorsque plusieurs dégustations s’enchaînent.
- Installez les flèches, les panneaux d’arrêt et le point d’accueil avant l’arrivée du groupe. Prévoyez aussi les talkies-walkies ou un mégaphone si les guides sont répartis sur le parcours.
Questions fréquentes
- Quand faut-il réserver les lieux de dégustation pour une promenade d’essai ?
- Contactez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout si plusieurs arrêts doivent fonctionner au même horaire. Finalisez l’itinéraire seulement après avoir reçu toutes les confirmations.
- Quand fermer les inscriptions à une promenade d’essai ?
- Fermez-les idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de contrôler la liste des participants, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
- Que faut-il envoyer aux participants avant la promenade ?
- Envoyez un message 48 heures avant avec le lieu et l’heure de départ, l’itinéraire, les arrêts de dégustation, la durée approximative et les recommandations liées à la météo.
- Quand préparer les dégustations et les boissons ?
- Préparez les produits non périssables la veille et achetez les produits frais 1 à 2 jours avant, selon leur conservation. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes au départ.
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