Checklist para organizar tu paseo de degustación
Organizar un paseo de degustación requiere coordinar una ruta, varias paradas y la llegada de todos los participantes sin perder de vista la comida. Empieza cerrando el recorrido y contactando con los lugares de prueba; después abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En los últimos días tendrás que confirmar el menú de cada parada, preparar las alternativas, revisar el tiempo y dejar lista la señalización. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde la planificación hasta la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la ruta y las paradas de degustación
2 personas
Contactar con los lugares de prueba
2 personas
Hacer reservas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Finalizar las indicaciones de la ruta
Fijar el menú de degustación por parada
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Preparar productos no perecederos
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Preparar los platos de prueba
4 personas
Empaquetar por separado las alternativas para dietas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de salida
3 personas
Montar los puntos de degustación
6 personas
Colocar flechas de ruta
3 personas
Instruir a guías y voluntarios
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Organizar los grupos de caminata
2 personas
Guiar a los grupos de senderismo
6 personas
Servir las degustaciones
6 personas
Reponer las degustaciones
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Guiar a los participantes hasta el punto final
4 personas
Servir la cata final
4 personas
Servir café y té
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar las paradas de prueba
6 personas
Limpiar el punto de salida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los espacios
4 personas
Retirar las flechas de ruta
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 80
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vinocant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 24
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 4
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Megáfono
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Flechas de rutacant. 30
- Cartel de bienvenida
- Señales de stop de prácticacant. 6
- Pulserascant. 80
- Pegatinas con nombrecant. 80
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregaderoscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Cubos de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y las paradas antes de abrir el formulario de inscripción. Así podrás comunicar horarios, distancias y puntos de encuentro sin cambiar la información después.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y prepara las alternativas por separado. Etiquétalas antes del montaje para evitar confusiones en las paradas.
- Envía las indicaciones finales y la información práctica al menos 48 horas antes. Incluye el punto de salida, el horario de recepción, la duración aproximada y qué hacer si cambia el tiempo.
- Compra los productos no perecederos con varios días de margen y deja los refrigerados para las últimas 24 horas. Enfría las bebidas con tiempo suficiente para que estén listas al comenzar la recepción.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para montar la mesa de salida, colocar las flechas y preparar los puntos de degustación. Reserva unos minutos para explicar a guías y voluntarios cómo usar los walkie-talkies y atender las dudas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un paseo de degustación?
- Ábrelas cuando la ruta, las paradas y las reservas estén confirmadas, preferiblemente entre 2 y 4 semanas antes. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para poder comprobar la lista y calcular las cantidades.
- ¿Cuánta comida hay que preparar por participante?
- Calcula una porción de degustación por persona y por parada, más un margen del 10 %. Separa además las alternativas dietéticas según las preferencias recogidas en el formulario.
- ¿Cuándo se debe enviar la información a los participantes?
- Envía las indicaciones completas al menos 48 horas antes y un recordatorio el día anterior. Incluye el punto de salida, la hora de recepción, la ruta, las paradas y las recomendaciones relacionadas con el pronóstico.
- ¿Con cuánta antelación hay que montar el paseo de degustación?
- Empieza el montaje entre 60 y 90 minutos antes de la llegada prevista. Coloca primero las mesas y la señalización, después prepara la comida y las bebidas, y deja tiempo para repartir las pulseras y revisar el registro.
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