Checklist pour organiser une projection de film pour enfants

Une projection de film pour enfants demande plus qu’un écran et un projecteur. Il faut choisir un film adapté, vérifier les droits de diffusion, organiser les inscriptions et anticiper les allergies avant de préparer la salle. Le jour même, prévoyez du temps pour aérer, installer les sièges et tester le son et l’image. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre, jusqu’à l’accueil des enfants et au goûter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Choisir le film et vérifier les droits
Réserver le lieu et la salle
Obtenir la licence de projection
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Planifier les bénévoles
Définir la répartition de la salle
2 personnes
Réserver le matériel technique
Vérifier le fichier vidéo
Tester l’équipement à l’avance
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Mettre à part les snacks sans allergènes
2 personnes
Faire le panneau de bienvenue et les flèches
Préparer les bracelets et la liste des invités
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le son et la vidéo
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table des snacks et des boissons
3 personnes
Préparer le pop-corn
2 personnes
Afficher clairement les informations sur les allergies
Briefer brièvement les bénévoles

Événement

Assurer l’accueil à l’entrée et au vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Accompagner les enfants à leurs places
3 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Lancer le film
Surveiller la salle pendant le film
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Suivi

Débarrasser les plats et boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les restes en toute sécurité
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 65
Tables pliantesqté 6
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2
Poufsqté 12
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Haut-parleursqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5
Télécommande
Clé USBqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Décoration

Affiches sur le thème du filmqté 8
Nappesqté 6
Ballonsqté 40
Panneaux de flèchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 4
Machine à pop-corn

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réglez les inscriptions au moins une à deux semaines avant la séance. Demandez l’âge des enfants, les coordonnées des responsables et les besoins alimentaires afin de préparer les confirmations et les snacks adaptés.
Vérifiez les droits de projection avant d’envoyer les invitations. Conservez la licence avec les informations du film et contrôlez que le fichier vidéo fonctionne sur l’ordinateur portable prévu.
Réservez le matériel technique suffisamment tôt : vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, câble HDMI, rallonges et multiprises. Faites un test complet dans la salle au moins quelques jours avant, pas seulement le matin de la projection.
Prévoyez l’accueil avant l’arrivée du public : table d’accueil, liste des invités, bracelets, panneaux de flèches et porte-manteaux. Gardez les snacks sans allergènes séparés et clairement identifiés.
Le jour même, ouvrez et aérez la salle au moins 30 minutes avant l’arrivée des enfants. Installez les tables et les chaises, mettez les boissons au frais, puis testez le son et l’image avec la salle éclairée comme elle le sera pendant la séance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une projection de film pour enfants ?: Commencez environ 3 à 4 semaines avant la séance. Ce délai permet de choisir le film, vérifier les droits, réserver la salle et le matériel, puis ouvrir les inscriptions au moins 1 à 2 semaines avant l’événement.
Faut-il une licence pour projeter un film aux enfants ?: Oui, une projection publique peut nécessiter une licence, même si l’entrée est gratuite. Vérifiez les droits avant d’annoncer le film et obtenez l’autorisation plusieurs jours avant la séance.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures le jour de la projection, dont 30 minutes pour ouvrir et aérer la salle. Gardez ensuite du temps pour installer les sièges, brancher le matériel et tester le son et la vidéo.
Que demander lors de l’inscription des enfants ?: Demandez le nom de l’enfant, l’âge, les coordonnées du responsable et les besoins alimentaires. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’acheter les quantités nécessaires et de séparer les snacks sans allergènes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.