Kinderfilmvorführung organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Kinderfilmvorführung müssen Filmrechte, Anmeldungen und Technik frühzeitig geklärt werden. Plane den Saal so, dass Kinder gut sehen, sicher sitzen und Jacken oder Taschen einen festen Platz haben. Besonders oft werden Lizenz, Allergien und ein vollständiger Techniktest zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich von der Filmauswahl bis zum geöffneten Saal und hilft dir, Snacks, Helfer und Einlass ohne Hektik vorzubereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Film auswählen und Rechte prüfen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Film-Lizenz sichern
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldebestätigungen versenden
Freiwillige einplanen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Technische Geräte reservieren
Filmdatei prüfen
Ausrüstung vorab testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Allergiefreie Snacks separat legen
2 Personen
Willkommensschild und Pfeile machen
Armbänder und Gästeliste bereitlegen
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Saal öffnen und lüften
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
Ton und Film testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Snack- und Getränketisch einrichten
3 Personen
Popcorn zubereiten
2 Personen
Allergieinformationen sichtbar aushängen
Freiwillige kurz einweisen
Event
Eingang und Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Kinder zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Film starten
Saal während des Films bewachen
2 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Nachbereitung
Essen und Getränke abräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zählen und aufräumen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen sicher aufbewahren
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 65
- KlappischeAnz. 6
- Willkommenstisch
- KleiderständerAnz. 2
- SitzsäckeAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 5
- Fernbedienung
- USB-StickAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 70
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- Film-ThemenposterAnz. 8
- TischdeckenAnz. 6
- BallonsAnz. 40
- PfeilschilderAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
- Popcornmaschine
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sichere die Filmrechte nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Prüfe zuerst, ob die Vorführung erlaubt ist, und plane für die Lizenz mindestens zwei bis drei Wochen Vorlauf ein.
- Teste Bild und Ton mit genau der Filmdatei, die gezeigt wird. Schließe Beamer, Laptop, Leinwand, Lautsprecher und HDMI-Kabel spätestens am Vortag gemeinsam an und spiele mindestens 10 Minuten ab.
- Erfasse Ernährungswünsche bereits im Anmeldeformular. Lege allergenfreie Snacks in eine klar getrennte Schüssel und kennzeichne sie, bevor die übrigen Snacks bereitgestellt werden.
- Plane den Einlass mit Gästeliste und Armbändern für zwei Helfer. Öffne den Saal etwa 30 Minuten vorher, damit Anmeldung, Jacken, Sitzplätze und Nachfragen nicht gleichzeitig abgewickelt werden müssen.
- Stelle Getränke und Snacks erst nach dem Aufbau bereit. Kühle Getränke rechtzeitig, halte pro Kind einen Becher bereit und stelle Abfallbehälter dort auf, wo gegessen und getrunken wird.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Kinderfilmvorführung planen?
- Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Film, Rechte, Saal und Technik sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig möglich sind.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Kinderfilmvorführung?
- Für eine kleine Vorführung sind mindestens drei Helfer sinnvoll: zwei für Einlass und Betreuung sowie eine Person für Technik und Saal. Bei mehr als 30 Kindern solltest du pro weitere 15 bis 20 Kinder mindestens eine zusätzliche Betreuungsperson einplanen.
- Wann soll man die Technik für den Kinderfilm testen?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Bild, Ton, Filmdatei, Kabel und Fernbedienung. Am Veranstaltungstag reicht zusätzlich ein kurzer Funktionstest von etwa 15 Minuten vor dem Einlass.
- Wie viele Snacks und Getränke brauche ich pro Kind?
- Plane pro Kind etwa eine Portion Popcorn oder einen kleinen Snack, einen Teller und mindestens 500 Milliliter Getränk ein. Kaufe bei Snacks zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn Nachmeldungen möglich sind.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!