Checklist pour organiser une Procession du Saint-Sacrement
Une Procession du Saint-Sacrement demande une préparation précise, car le parcours, la liturgie et l’accueil doivent être coordonnés le même jour. Cette checklist rassemble les démarches administratives, les équipes, le matériel liturgique et la réception des participants. Commencez par fixer l’itinéraire et les points de repos, puis avancez vers les autorisations et la répartition des rôles. Les dernières vérifications portent sur l’église, la sonorisation, les boissons et la circulation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et les points de repos
3 personnes
Demander l’autorisation pour la parade
Demander des mesures de circulation
Réserver l’église et les espaces de repos
Inviter les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme liturgique
2 personnes
Créer la carte du parcours et les panneaux
2 personnes
Informer les voisins du parcours
2 personnes
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
Répartir les porteurs du dais
Répartir les porteurs de la monstrance
Confirmer la chorale et les musiciens
Vérifier les vêtements liturgiques
2 personnes
Vérifier l’ostensoir et la ciboire
2 personnes
Vérifier les bougies et les lanternes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Vérifier à nouveau l’itinéraire
3 personnes
Événement
Ouvrir l'église et la salle d'accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le baldaquin
4 personnes
Préparer la table d'autel
2 personnes
Installer les flèches d'itinéraire et les barrières
6 personnes
Aménager des points de repos
4 personnes
Installer les fleurs et les bannières
4 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les sandwiches et les pâtisseries
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
6 personnes
Encadrer la formation du cortège
5 personnes
Accompagner la procession
12 personnes
Assurer le point de repos
6 personnes
Surveiller les bougies et les lanternes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Ranger les objets liturgiques
3 personnes
Retirer les flèches de circulation et le balisage
6 personnes
Démonter le baldaquin et les drapeaux
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle et l’église
5 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 100
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 4
Liturgie
- Monstrance
- Ciboire
- Croix de procession
- Baldaquin
- Drap d’autelqté 2
- Bannières de processionqté 8
- Chandeliersqté 12
- Bougies de processionqté 24
- Lanternesqté 8
- Seau d’eau bénite
- Goupillon d’eau bénite
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Plateauxqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
Équipement
- Système de sonorisation mobile
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 6
Sécurité
- Cônes de signalisationqté 20
- Barrières de sécuritéqté 12
- Gilets réfléchissantsqté 16
- Lampes de pocheqté 8
- Trousse de premiers secours
Décoration
- Compositions floralesqté 8
- Rubansqté 12
- Panneaux d’orientationqté 20
- Autocollants flèchesqté 30
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Supports de sacs poubelleqté 8
- Bacs à vaisselleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez l’itinéraire et les points de repos au moins 6 à 8 semaines avant la procession. Prévoyez une seconde vérification du parcours quelques jours avant, notamment aux croisements et aux zones étroites.
- Demandez les autorisations de parade et les mesures de circulation dès que le parcours est arrêté, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Informez aussi les voisins du passage afin d’éviter les voitures ou travaux bloquant le cortège.
- Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par disponibilité : régulateurs de circulation, porteurs du dais, porteurs de la monstrance, chorale et accueil. Confirmez chaque responsable au plus tard une semaine avant.
- Contrôlez les objets liturgiques séparément des fournitures d’accueil. La monstrance, le ciboire, les bougies, les lanternes, la croix et le dais doivent être vérifiés avant le jour J, tandis que les vêtements liturgiques doivent être préparés et accessibles.
- Pour l’accueil, installez les tables et les chaises avant l’ouverture de la salle. Refroidissez les boissons la veille, puis regroupez les tasses, verres, assiettes, couverts et machines à café au même endroit pour éviter les allers-retours pendant la procession.
Questions fréquentes
- Quand demander l’autorisation pour une Procession du Saint-Sacrement ?
- Demandez-la dès que l’itinéraire est défini, idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les mesures de circulation peuvent nécessiter un délai supplémentaire, surtout si le parcours traverse plusieurs rues.
- Combien de temps faut-il pour organiser une Procession du Saint-Sacrement ?
- Prévoyez au minimum 6 semaines pour coordonner l’église, les autorisations, les bénévoles et le matériel. Commencez plutôt 8 à 12 semaines avant si le parcours est long ou si plusieurs équipes doivent être confirmées.
- Quand confirmer les bénévoles et les porteurs ?
- Confirmez les rôles une semaine avant la procession et envoyez les consignes pratiques au même moment. Une dernière vérification des présences 24 à 48 heures avant permet de remplacer les absents.
- Que faut-il vérifier la veille d’une Procession du Saint-Sacrement ?
- Vérifiez l’itinéraire, les autorisations, la sonorisation, les rallonges et tous les objets liturgiques. Préparez aussi les boissons au frais, les tables et les chaises, puis contrôlez l’ouverture de l’église et de la salle d’accueil le jour même.
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