Checklist voor een goed georganiseerde sacramentsprocessie
Een sacramentsprocessie vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en liturgische spullen. Leg eerst route, rustpunten, kerk en ontvangst vast en regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers. In de laatste weken draait het om deelnemers, dragers, koor, drukwerk en communicatie met omwonenden. Controleer in de laatste dagen de monstrans, ciborie, baldakijn, kaarsen, geluidsset en catering. Zo weet iedereen op de dag zelf waar hij moet zijn en wat hij draagt of begeleidt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en rustpunten vastleggen
3 personen
Vergunning voor optocht aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Kerk en rustpunten reserveren
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Liturgisch programma drukken
2 personen
Routekaart en bordjes maken
2 personen
Buren over de route informeren
2 personen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Dragers van baldakijn indelen
Dragers van monstrans indelen
Koor en muzikanten bevestigen
Liturgische kleding controleren
2 personen
Monstrans en ciborie controleren
2 personen
Kaarsen en lantaarns controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering voorbereiden
3 personen
Route nogmaals controleren
3 personen
Event
Kerk en ontvangstzaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Baldakijn monteren
4 personen
Altaartafel klaarmaken
2 personen
Routepijlen en afzetting plaatsen
6 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Bloemen en vaandels plaatsen
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Broodjes en gebak klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
6 personen
Processieopstelling begeleiden
5 personen
Processie begeleiden
12 personen
Rustpunt bedienen
6 personen
Kaarsen en lantaarns bewaken
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Liturgische voorwerpen opbergen
3 personen
Routepijlen en afzetting verwijderen
6 personen
Baldakijn en vaandels afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal en kerk schoonmaken
5 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verkeersborden afmelden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 100
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 4
Liturgie
- Monstrans
- Ciborie
- Processiekruis
- Baldakijn
- Altaardoekaantal 2
- Processievaandelsaantal 8
- Kandelaarsaantal 12
- Processiekaarsenaantal 24
- Lantaarnsaantal 8
- Wijwateremmer
- Wijwaterkwast
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Apparatuur
- Mobiele geluidsset
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
Veiligheid
- Verkeerskegelsaantal 20
- Afzethekkenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 16
- Zaklampenaantal 8
- EHBO-koffer
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 8
- Lintenaantal 12
- Routebordjesaantal 20
- Pijlenstickersaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 8
- Afwasbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 8 weken vooraf met route, rustpunten, kerk en ontvangstzaal. Vraag vergunning en verkeersmaatregelen direct aan, omdat goedkeuring en eventuele aanpassingen tijd kosten.
- Plan per taak een verantwoordelijke en maak aparte indelingen voor verkeersbegeleiders, baldakijndragers en dragers van de monstrans. Controleer de bezetting uiterlijk 1 week vooraf en regel vervangers.
- Informeer bewoners en bedrijven langs de route minstens 1 week vooraf. Zet op de routekaart ook rustpunten, verkeersposten en de plaats van kerkelijke onderdelen, zodat vrijwilligers niet alleen de straatnamen kennen.
- Controleer 2 dagen vooraf alle liturgische materialen: monstrans, ciborie, processiekruis, baldakijn, vaandels, altaardoek, kandelaars, kaarsen en lantaarns. Test tegelijk de mobiele geluidsset, microfoon en verlengkabels.
- Plan de opbouw op de dag zelf met een vast tijdstip voor het openen van kerk en ontvangstzaal. Zet tafels en stoelen klaar, koel dranken en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudkannen, servies en dienbladen vóór de deelnemers aankomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sacramentsprocessie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je route en rustpunten vastleggen, kerk en ontvangst reserveren, vergunningen aanvragen en vrijwilligers indelen.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een sacramentsprocessie aanvragen?
- Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen meteen aan zodra de route voorlopig vaststaat, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de processie. Controleer daarna of de gemeente aanvullende eisen of wijzigingen vraagt.
- Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig bij een sacramentsprocessie?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen en de lengte van de route. Plan minimaal 1 verkeersbegeleider per punt waar verkeer moet worden tegengehouden en maak uiterlijk 1 week vooraf een rooster met vervangers.
- Wanneer moet ik de liturgische spullen en geluidsinstallatie controleren?
- Controleer monstrans, ciborie, baldakijn, kaarsen en overige liturgische materialen 2 dagen vooraf. Test microfoon, mobiele geluidsset en verlengkabels opnieuw op de ochtend zelf, vóór de deelnemers vertrekken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!