Organiser une procession du Saint-Sacrement, étape par étape

Commencez par définir l’itinéraire, les points de repos et le rôle de l’église avant d’envoyer les invitations. Les autorisations de parade et les mesures de circulation doivent être demandées assez tôt pour sécuriser le parcours. Ensuite, répartissez les bénévoles, les porteurs, les régulateurs et l’équipe musicale, puis vérifiez séparément le matériel liturgique, la sonorisation et l’accueil. Une dernière vérification du trajet le jour même évite les mauvaises surprises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et les points de repos
3 personnes
2
Demander l’autorisation pour la parade
3
Demander des mesures de circulation
4
Réserver l’église et les espaces de repos
5
Inviter les bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Imprimer le programme liturgique
2 personnes
10
Créer la carte du parcours et les panneaux
2 personnes
11
Informer les voisins du parcours
2 personnes
12
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
13
Répartir les porteurs du dais
14
Répartir les porteurs de la monstrance
15
Confirmer la chorale et les musiciens
16
Vérifier les vêtements liturgiques
2 personnes
17
Vérifier l’ostensoir et la ciboire
2 personnes
18
Vérifier les bougies et les lanternes
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer la décoration
3 personnes
23
Vérifier à nouveau l’itinéraire
3 personnes

Événement

24
Ouvrir l'église et la salle d'accueil
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter le baldaquin
4 personnes
27
Préparer la table d'autel
2 personnes
28
Installer les flèches d'itinéraire et les barrières
6 personnes
29
Aménager des points de repos
4 personnes
30
Installer les fleurs et les bannières
4 personnes
31
Préparer le café et le thé
3 personnes
32
Préparer les sandwiches et les pâtisseries
4 personnes
33
Briefer les bénévoles
3 personnes
34
Accueillir les participants
6 personnes
35
Encadrer la formation du cortège
5 personnes
36
Accompagner la procession
12 personnes
37
Assurer le point de repos
6 personnes
38
Surveiller les bougies et les lanternes
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
40
Servir le café et le thé
4 personnes
41
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

45
Ranger les objets liturgiques
3 personnes
46
Retirer les flèches de circulation et le balisage
6 personnes
47
Démonter le baldaquin et les drapeaux
4 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Nettoyer la salle et l’église
5 personnes
50
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
51
Réfrigérer les restes
2 personnes
52
Rapporter le matériel
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
2 personnes
54
Retirer les panneaux de signalisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 4

Liturgie

Monstrance
Ciboire
Croix de procession
Baldaquin
Drap d’autelqté 2
Bannières de processionqté 8
Chandeliersqté 12
Bougies de processionqté 24
Lanternesqté 8
Seau d’eau bénite
Goupillon d’eau bénite

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateauxqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6

Sécurité

Cônes de signalisationqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 16
Lampes de pocheqté 8
Trousse de premiers secours

Décoration

Compositions floralesqté 8
Rubansqté 12
Panneaux d’orientationqté 20
Autocollants flèchesqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les points de repos avant toute inscription. Prévoyez un plan imprimé et informez les voisins concernés suffisamment tôt, surtout si la procession traverse plusieurs rues.
Lancez les demandes administratives dès que le parcours est fixé. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour les autorisations et les mesures de circulation, selon les délais de votre commune.
Attribuez les rôles avec précision : régulateurs de circulation, porteurs du dais, porteurs de la monstrance, chorale et musiciens. Faites une confirmation finale 7 jours avant la procession.
Contrôlez le matériel liturgique séparément du matériel d’accueil. La monstrance, le ciboire, les bougies, les lanternes, les bannières et les vêtements doivent être vérifiés au moins 48 heures avant.
Traitez les besoins alimentaires dès les inscriptions et préparez l’accueil la veille. Refroidissez les boissons, vérifiez les machines à café et installez les tables et les chaises avant l’ouverture de l’église.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une procession du Saint-Sacrement ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le parcours, réserver l’église et les espaces de repos, obtenir les autorisations et confirmer les bénévoles.
Quand demander l’autorisation pour une procession dans les rues ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire est arrêté, généralement 4 à 6 semaines à l’avance. Les mesures de circulation peuvent nécessiter un délai distinct ; vérifiez les deux procédures auprès de la commune.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour la procession ?: Répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de compter uniquement le nombre total de participants. Prévoyez une équipe dédiée aux régulateurs, une pour les porteurs, une pour l’accueil et une personne responsable de la coordination générale.
Quand vérifier le matériel liturgique et la sonorisation ?: Effectuez un premier contrôle 48 heures avant, puis une vérification finale le jour même. Testez notamment le microphone, le système de sonorisation, les rallonges, les bougies et les lanternes avant le départ.

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