Checklist para organizar una presentación de libro
Una presentación de libro requiere coordinar al autor, la editorial, el espacio y la venta de ejemplares sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en orden: reservar el lugar, preparar el programa, gestionar las inscripciones y confirmar las necesidades de catering. También contempla lo que suele fallar justo antes de abrir las puertas, como probar el micrófono, reunir la presentación y dejar listos los materiales para la firma y el pago.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar al autor
Confirmar con la editorial
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir libros
Concertar la venta de libros
Planificar la firma de libros
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Probar la técnica
2 personas
Recopilar el archivo de presentación
Preparar acreditaciones
Imprimir los programas
Imprimir señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Preparar libros y materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Configurar el equipo de presentación
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Informar al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café y té
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar la presentación del libro
Moderar la ronda de preguntas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vender libros
2 personas
Hacer firmar libros
2 personas
Coordinar la charla informal posterior
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Retirar la basura entre turnos
Despedir a los invitados
2 personas
Cerrar la venta de libros
2 personas
Seguimiento
Desconectar el equipo de presentación
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar superficies
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Contar el stock de libros
Transferir los ingresos de la venta
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 65
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 4
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Bandejascant. 70
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharillascant. 70
- Bandejas de serviciocant. 6
Presentación
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Tarjetas del programacant. 70
- Formularios de registrocant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 3
Venta de libros
- Libroscant. 70
- Sujetalibroscant. 4
- Caja registradora
- Terminal de pago
- Bolsas de regalocant. 70
Decoración
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
- Carteles de rutacant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Portalápicescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones: incluye la duración de la presentación, el turno de preguntas, la firma y el momento de venta de libros. Así el público recibe horarios claros y el autor sabe cuánto tiempo tendrá.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula el catering con las respuestas cerradas. Haz la compra y prepara los aperitivos con margen suficiente para no estar sirviendo mientras comienza la presentación.
- Prueba toda la técnica en el mismo espacio al menos un día antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoz y micrófono inalámbrico. Lleva también cables alargadores y regletas; suelen faltar cuando la mesa de oradores queda lejos de un enchufe.
- Prepara por separado el material de registro y el de la venta. Deja juntos los formularios, bolígrafos, acreditaciones y programas, y comprueba antes de abrir que los libros, el terminal de pago y la caja registradora están disponibles.
- Reserva tiempo para montar la sala antes de la llegada del público. Coloca mesas, sillas y la mesa de oradores, enfría las bebidas y coloca las señales de ruta; abrir el espacio con todo esto pendiente retrasa el inicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de libro?
- Empieza a coordinarla entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar al autor y la editorial, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y pedir los libros sin depender de entregas urgentes.
- ¿Cuántos libros hay que pedir para una presentación?
- Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 al 20 %. Si esperas 50 asistentes, prepara aproximadamente entre 55 y 60 ejemplares, ajustando la cantidad según las ventas previstas y la disponibilidad de la editorial.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Comprueba la presentación, el cable HDMI, el sonido, las baterías del micrófono y la ubicación de los enchufes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir la sala?
- Abre el espacio entre 90 y 120 minutos antes de la hora de inicio. Ese tiempo cubre la limpieza, la colocación de mesas y sillas, el registro, el catering, la venta de libros y cualquier ajuste técnico de última hora.
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