Checklist pour organiser une présentation de livre
Une présentation de livre réussie repose sur un déroulé précis, de la confirmation du lieu jusqu’à l’accueil des invités. Prévoyez le programme, les inscriptions, les exemplaires à vendre et le matériel de présentation suffisamment tôt. Le jour J, l’installation des tables, de la restauration et de l’espace de parole doit être terminée avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble les 44 tâches et 34 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Fixer le programme et l'horaire
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Commander des livres à vendre
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Créer les panneaux d’itinéraire et d’accueil
Organiser la table des livres
Rassembler le matériel de présentation
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter la table des livres
2 personnes
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place la table de restauration
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Préparer les livres et les moyens de paiement
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer la présentation du livre
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Vendre des livres
2 personnes
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Compter le stock de livres
Démonter la décoration et le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger la nourriture restante du catering
Ranger les livres invendus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 55
- Tabouretsqté 4
- Nappesqté 8
- Bibliothèque
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verres à boireqté 80
- Verres à vinqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Planches de serviceqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 3
- Classeur de comptabilité
Décoration
- Affiche de présentation du livreqté 2
- Panneaux d’inscriptionqté 3
- Compositions floralesqté 4
- Badges nominatifsqté 60
- Sets de stylosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Poubellesqté 4
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et l’horaire avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre l’ouverture des portes et le début de la présentation pour gérer les retardataires et les inscriptions.
- Suivez les inscriptions jusqu’à la veille et regroupez les besoins alimentaires dans un seul document. Cela permet d’ajuster les quantités de catering plutôt que d’acheter au dernier moment.
- Commandez les livres à vendre dès que le nombre d’invités devient fiable, puis préparez la table de vente séparément de la table d’inscription. Vérifiez avant l’ouverture que le terminal de paiement fonctionne et que les moyens de paiement prévus sont disponibles.
- Préparez les badges, programmes et panneaux d’itinéraire avant le jour J. Placez les indications à l’entrée, à la table d’inscription et sur le chemin vers l’espace de parole afin d’éviter les questions répétées.
- Arrivez assez tôt pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, refroidir les boissons et tester les bouilloires, machines à café et rallonges. Réservez au moins 60 minutes pour cette installation, davantage si la table des livres et la décoration doivent être montées sur place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de livre ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander les livres à vendre.
- Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?
- Envoyez-les 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée environ 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi estimer le catering et préparer les badges nominatifs.
- Combien de livres commander pour une présentation ?
- Basez la commande sur le nombre d’inscrits confirmé, puis ajoutez une réserve d’environ 10 %. Par exemple, pour 40 participants, prévoyez 44 exemplaires si les ventes sur place sont prévues.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle le jour J ?
- Comptez au minimum 1 heure avant l’arrivée des invités. Prévoyez 90 minutes si vous devez installer la table des livres, l’espace de prise de parole, la restauration, la décoration et la signalétique.
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