Checklist para una presentación de libro bien organizada
Una presentación de libro necesita más que una mesa y unas sillas. Esta checklist te ayuda a ordenar la preparación: primero confirma fecha, ubicación y programa; después gestiona invitados, inscripciones, catering y ejemplares para la venta. En los últimos días conviene revisar los medios de pago, imprimir programas y preparar la señalización. El día del evento, reserva tiempo suficiente para montar el registro, la mesa de libros y el punto de intervención antes de recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Fijar el programa y el horario
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
Pedir libros para la venta
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir programas
Hacer carteles de ruta y bienvenida
Organizar la mesa de libros
Reunir material de presentación
Comprobar los suministros de catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Montar el punto de intervención
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa de catering
2 personas
Preparar la mesa de registro
Preparar libros y medios de pago
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Guiar la presentación del libro
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Vender libros
2 personas
Hacer firmar libros
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Contar el stock de libros
Desmontar la decoración y los materiales
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los objetos prestados
Recoger el catering sobrante
Guardar los libros no vendidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Taburetescant. 4
- Mantelescant. 8
- Librería
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Tablas para servircant. 6
- Bandejas de servircant. 8
Equipo
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Terminal de pago
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Carpeta de contabilidad
Decoración
- Cartel de presentación del librocant. 2
- Paneles de inscripcióncant. 3
- Arreglos floralescant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Juego de bolígrafoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Papelelerascant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recoger inscripciones y preferencias dietéticas, porque esos datos determinan el catering y la disposición de las mesas.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 al 15 %. Para una recepción de 2 horas, prepara aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y una cantidad menor después.
- Pide los libros para la venta con suficiente antelación y separa los ejemplares de presentación de los destinados al público. Comprueba al menos 3 días antes que el terminal de pago funciona y que tienes una alternativa si falla la conexión.
- Prepara programas, carteles de bienvenida y señales de ruta como mínimo 24 horas antes. Coloca también las tarjetas de nombre y los bolígrafos en la mesa de registro para no tener que buscarlos cuando lleguen los primeros invitados.
- Reserva entre 90 y 120 minutos para abrir el lugar y montar mesas, sillas, catering, registro y punto de intervención. Haz una prueba de cables, regletas y material de presentación antes de enfriar las bebidas y preparar los aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar una presentación de libro?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Confirma primero fecha y ubicación, y usa las 2 semanas previas para invitaciones, inscripciones, preferencias dietéticas y cantidades del catering.
- ¿Cuánto catering necesito para una presentación de libro?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un 10 o 15 % de margen. Para una recepción de 2 horas, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aperitivos para todos los asistentes.
- ¿Cuándo debo preparar la mesa de libros y los pagos?
- Haz el montaje el mismo día, pero deja libros, precios y medios de pago preparados al menos 24 horas antes. Comprueba el terminal de pago 3 días antes y reserva algunos minutos para organizar los ejemplares por título o formato.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el evento?
- Calcula entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público. Ese tiempo cubre la colocación de mesas y sillas, el registro, la mesa de libros, el catering, la señalización y una prueba del material de presentación.
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