Checklist pour organiser une présentation de livre d’anniversaire

Une présentation de livre d’anniversaire demande plus qu’une salle et quelques exemplaires à dédicacer. Il faut coordonner les inscriptions, le traiteur, les intervenants, la présentation et la vente des livres sans surcharger le programme. Commencez par fixer la date et le déroulé, puis avancez vers les réservations et les invitations. La dernière semaine sert surtout à vérifier les quantités, le matériel technique et l’accueil des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le photographe
Concevoir l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux intervenants
Rassembler les fichiers de présentation
Vérifier le stock de livres
Préparer les livres pour la vente
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des invités
Vérifier le parcours et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Transporter des livres
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le son et l’image
2 personnes
Accueillir les intervenants
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Présenter l’ouverture
Prononcer le discours d’anniversaire
Animer la présentation du livre
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Gérer la vente des livres
2 personnes
Assurer la musique d’ambiance
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques séparément
Informer les invités du départ
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker les livres en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Compter les livres restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de présentation
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Bannière d’anniversaire
Affiche de présentation du livreqté 3
Décorations de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Sacs pour la vente de livresqté 100
Caisse d'espèces
Terminal de paiement
Porte-serviettesqté 8
Bols à sucre pour caféqté 4
Cartes de menuqté 12
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavageqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer l’invitation. Prévoyez un délai d’au moins 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Ne commandez pas le traiteur uniquement selon le nombre de confirmations : gardez une marge de 10 % et distinguez les portions du buffet, du gâteau et des boissons.
Testez la présentation au moins 48 heures avant l’événement avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur.
Préparez les livres destinés à la vente avant le jour J et transportez-les dans des caisses comptées. Gardez une liste séparée du stock disponible, vendu et restant.
Ouvrez la salle 2 heures avant l’arrivée du public. Ce temps permet d’aérer, d’installer les tables et les chaises, de préparer l’inscription, de refroidir les boissons et de vérifier le stationnement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de livre d’anniversaire ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les réservations du lieu, du traiteur et du photographe doivent être faites avant l’envoi des invitations, puis gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les vérifications.
Quand envoyer les invitations pour une présentation de livre ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de finaliser le traiteur, les besoins alimentaires, les badges et la liste des invités.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis contrôlez les branchements à l’ouverture de la salle. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, microphones, haut-parleurs, écran et vidéoprojecteur.
À quelle heure préparer la salle le jour de la présentation ?: Ouvrez le lieu environ 2 heures avant l’accueil. Comptez ce délai pour aérer, installer les tables, les chaises et la table d’inscription, disposer les livres et mettre les boissons au frais.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.