Checkliste für die Jubiläumsbuchpräsentation

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin fest und reservieren Sie die Location sowie das Catering direkt danach. So bleibt Zeit, Referenten abzustimmen und Einladungen rechtzeitig zu verschicken.
• Fordern Sie Präsentationsdateien spätestens 3 Tage vorher an und testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker gemeinsam. Prüfen Sie dabei auch zwei Verlängerungskabel und die Position der Mikrofonständer.
• Erfassen Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und drucken Sie die Gästeliste am Vortag. Planen Sie Namensschilder alphabetisch vor, damit die Registrierung am Empfang nicht jede Person einzeln aufhalten muss.
• Prüfen Sie den Buchbestand mindestens eine Woche vorher und bereiten Sie die Bücher für den Verkauf getrennt vom Präsentationstisch vor. Transportieren Sie die Bücher erst nach der finalen Bestandskontrolle zur Location.
• Kühlen Sie Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stellen Sie Wasser, Kaffee und Gläser getrennt bereit. Öffnen, lüften und bestuhlen Sie den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit Techniktest und Registrierungstisch noch genügend Zeit haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsbuchpräsentation organisieren?

Starten Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Catering, Fotograf, Einladungen und Technik lassen sich dann noch ohne Zeitdruck koordinieren.

Wann sollte man die Einladungen zur Buchpräsentation verschicken?

Verschicken Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Legen Sie eine Rückmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen fest, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig geplant werden können.

Wann muss die Präsentationstechnik getestet werden?

Sammeln Sie die Präsentationsdateien spätestens 3 Tage vorher und testen Sie die komplette Technik am Vortag. Am Veranstaltungstag sollten Sie zusätzlich mindestens 60 Minuten für einen kurzen Funktionstest einplanen.

Wie viele Bücher sollte man für den Verkauf bereitlegen?

Legen Sie mindestens ein Buch pro angemeldeter Person als Ausgangspunkt fest und ergänzen Sie eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent. Prüfen Sie den Bestand spätestens eine Woche vorher und zählen Sie die Bücher vor dem Transport erneut.

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