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La checklist complète d’une journée des bénévoles

Une journée des bénévoles demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme, les fournisseurs et la répartition des rôles avant l’arrivée des participants. Cette checklist de 66 tâches vous guide de la réservation du lieu jusqu’au rangement, avec le matériel nécessaire pour l’accueil, les repas, les boissons et l’animation. Suivez les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Répartir les tâches des bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer les fournisseurs

  • Partager l’itinéraire

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer le programme

  • Imprimer la liste des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le matériel

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    4 personnes

  • Installer le tableau des tâches

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Inspecter le site

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Monter le buffet

    4 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Préparer les activités

    4 personnes

  • Accueillir l'équipe de briefing

    3 personnes

Événement

  • Faire le briefing des bénévoles

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Présenter le programme

  • Encadrer les activités

    8 personnes

  • Tenir les points d’eau

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ramasser les déchets entre-temps

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Vérifier le buffet

    2 personnes

  • Servir le dîner

    6 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Préparer le mot de remerciement

  • Prononcer le discours de remerciement

  • Fournir la musique

  • Faire ses adieux

    3 personnes

  • Accompagner les derniers participants

    2 personnes

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaisesqté 70
  • Tables de buffetqté 3
  • Table d'inscription
  • Tables hautesqté 6
  • Nappesqté 12
  • Chariots de transportqté 2

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 80
  • Bols réutilisablesqté 80
  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 70
  • Couteauxqté 80
  • Fourchettesqté 80
  • Cuillèresqté 80
  • Louchesqté 12
  • Petits bolsqté 16
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafes d’eauqté 8
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 4
  • Mégaphones manuels
  • Imprimante d'étiquettes

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 4
  • Couteaux à painqté 2
  • Saladiersqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Pinces de cuisineqté 4
  • Gants de cuisineqté 4
  • Pains de glaceqté 12
  • Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Badges nominatifsqté 70
  • Décoration de tableqté 12
  • Panneau d’accueil
  • Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lanternes LEDqté 8
  • Pilesqté 24

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Poubellesqté 6
  • Bacs de tri des déchetsqté 3

Activités

  • Cônesqté 30
  • Cordeqté 2
  • Ballonsqté 12
  • Cerceauxqté 8
  • Cartes de jeuqté 6
  • Stylosqté 30
  • Blocs-notesqté 30
  • Coupes de prixqté 12
  • Panneaux de scoreqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date, le lieu et les réservations au moins 6 à 8 semaines avant la journée. Vous aurez ainsi le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les fournisseurs.
  • Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin d’adapter le service traiteur.
  • Préparez les badges, le programme et la liste des participants au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les inscriptions tardives et les erreurs de nom sont fréquentes.
  • Vérifiez la météo 48 heures avant, surtout si des tentes de réception sont prévues. Confirmez alors le matériel extérieur, les tables, les chaises et le plan d’installation avec les personnes responsables.
  • Le jour même, ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’accueil. Prévoyez ce délai pour inspecter le site, installer la table d’inscription, le tableau des tâches, les boissons au frais et les espaces de collecte des déchets.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée des bénévoles ?
Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les réservations, les invitations et la coordination des fournisseurs peuvent prendre plusieurs jours, surtout si plusieurs équipes participent.
Quand clôturer les inscriptions à une journée des bénévoles ?
Fixez la clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer le nombre de repas, les besoins alimentaires, les badges et la liste des participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le lieu ?
Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des bénévoles. L’installation comprend les tentes, les tables, les chaises, la table d’inscription, le matériel de service et la signalétique des tâches.
Quand vérifier la météo pour la journée des bénévoles ?
Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis une dernière 48 heures avant. Cette seconde vérification permet d’ajuster les tentes, l’itinéraire et l’organisation des espaces extérieurs.

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