Journée d’athlétisme : la checklist d’organisation

Une journée d’athlétisme demande une coordination précise entre les épreuves, les groupes, le jury et les bénévoles. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver les terrains, ouvrir les inscriptions, préparer les listes de départ, puis installer le site et le matériel. Prévoyez aussi les sujets souvent traités trop tard, comme les besoins alimentaires, les premiers secours, la météo et l’enlèvement des déchets. Le jour J, chaque zone doit être identifiable et chaque responsable savoir où se présenter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les terrains de sport
Choisir les épreuves
2 personnes
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Désigner les membres du jury
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Réserver le catering
Organiser l’enlèvement des déchets
Créer les listes de départ
2 personnes
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Créer le plan
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les récompenses des médailles
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Balisage de la piste longue
2 personnes
Préparer la fosse de saut en longueur
2 personnes
Préparer le matériel de lancer
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les courses de sprint
5 personnes
Encadrer les relais
5 personnes
Encadrer le saut en longueur
3 personnes
Encadrer le saut en hauteur
3 personnes
Encadrer le lancer du poids
3 personnes
Encadrer la pause de midi
4 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Informer le public
Vérifier la sécurité sur le terrain
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les gagnants
2 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le catering du soir
4 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les terrains de compétition
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les dommages et les objets manquants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Blocs de départqté 6
Haiesqté 12
Témoins de relaisqté 8
Cônesqté 30
Lignes de marquageqté 12
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Ballesqté 4
Barres de saut en hauteurqté 2
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Tapis de sautqté 2
Râteauxqté 2
Pellesqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Sacs de sportqté 6

Équipement

Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Glacièresqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bâche de départ-arrivée
Panneau de remise des prix
Nappesqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez les épreuves, les horaires de convocation et la répartition prévue des groupes afin d’éviter de refaire les listes de départ.
Recrutez les bénévoles et désignez le jury au moins 2 semaines à l’avance. Prévoyez un responsable par zone : inscription, départ, chronométrage, concours, ravitaillement et résultats.
Préparez les feuilles de score, les numéros de départ et le plan du site la veille. Gardez une copie papier des listes, même si les résultats sont suivis avec un ordinateur ou un téléphone.
Vérifiez le matériel sportif par épreuve, pas seulement par catégorie. Pour les courses, contrôlez notamment les blocs, haies, témoins, cônes, lignes de marquage, chronomètres et sifflets ; pour les sauts, ajoutez les mètres rubans, râteaux et tapis nécessaires.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Installez les tentes, tables, chaises, poubelles, sonorisation et glacières assez tôt pour garder du temps en cas de vent, de pluie ou de changement d’emplacement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’athlétisme ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver les terrains, choisir les épreuves, recruter les bénévoles et gérer les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les listes de départ, la vérification du matériel et les informations météo.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée d’athlétisme ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions, répartir les groupes et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée d’athlétisme ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone opérationnelle, puis ajoutez 2 personnes pour l’accueil et la logistique générale. Pour un événement avec plusieurs épreuves simultanées, prévoyez généralement 10 à 15 bénévoles afin de couvrir les départs, le chronométrage, les concours, les résultats et le ravitaillement.
Quand installer le matériel le jour d’une journée d’athlétisme ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Les tables d’inscription, la signalétique, les zones de départ, les équipements sportifs et la sonorisation doivent être testés au moins 30 minutes avant la première épreuve.

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